Kurz erklärt

Jede Seite von Timelane Schritt für Schritt, mit Bildern. Dieselben Anleitungen öffnen Sie in der App am rechten Rand.

Erste Schritte

Das Dashboard Die Startseite zeigt auf einen Blick, was offen ist, was noch abzurechnen ist, was Sie Ihren Leuten schulden und wie der Monat läuft. Die vier Kacheln Offene Rechnungen, Abrechenbar, Nicht ausbezahlt, Dieser Monat — was jede Kachel zählt und wohin sie führt. Einstellungen finden Unter „Einstellungen“ liegen alle Seiten zum Einrichten, nach Themen geordnet, mit Suche und dem Stand jeder Seite. Zwischen Bereichen wechseln Arbeiten Sie als Gast im Bereich eines Auftraggebers, wechseln Sie mit einem Klick zwischen seinem und Ihrem eigenen. Timelane als App installieren Auf Handy und Computer läuft Timelane auch als App, mit eigenem Symbol, eigener Startseite und Tab-Leiste. Menü anpassen Blenden Sie aus, was Sie selten brauchen, und bringen Sie den Rest in Ihre Reihenfolge. Anfrage an den Support Fehler melden oder etwas vorschlagen, gern mit Bildschirmfoto – die Antwort kommt in denselben Verlauf.

Zeiterfassung

Zeit erfassen Die Uhr mitlaufen lassen oder Beginn und Ende hinterher eintragen — beide Wege ergeben dieselbe Buchung. Zeiten zuordnen Erst die Aufgabe, dann die Uhr — Kunde, Projekt und Aufgabe entscheiden, auf welcher Rechnung die Stunde landet und zu welchem Satz. Von der Zeit zur Rechnung Woran Sie eine abgerechnete Buchung erkennen und wie offene Zeiten auf die Rechnung kommen. Pausen erfassen Eine Pause zählt nicht zur Arbeitszeit; Sie unterbrechen die laufende Uhr oder tragen die Pause direkt ein. Zeiterfassung am Handy Am Handy passt die Zeiterfassung auf einen Bildschirm: Aufgabe oben, eine Uhr für Beginn, Ende und Pause, die Knöpfe unten. Stundennachweis erstellen Der Stundennachweis listet Ihre Stunden für einen Kunden als PDF auf, passend zur Rechnung. Stundennachweis eingrenzen Kunde, Projekt und Zeitraum bestimmen, worüber der Stundennachweis Auskunft gibt. Rechnungsübersicht als PDF Die Rechnungsübersicht fasst die Rechnungen eines Zeitraums als PDF zusammen, nach Monat, mit Summen und Zahlungen. Zeiten importieren In der Zeiterfassung wählen Sie die Exportdatei, prüfen die Vorschau und übernehmen die Zeiten; jeder Import lässt sich rückgängig machen. Zeitimport einrichten Ein Import übernimmt Zeiten aus der Exportdatei einer anderen Zeiterfassung und ordnet sie Ihren Aufgaben zu.

Rechnungen

Rechnungsliste Alle Rechnungen mit ihrem Zustand — Entwurf, ausstehend, bezahlt, überfällig. Spalten der Rechnungsliste Nummer, Kunde, Datum mit Fälligkeit, Betrag und Status — und die Knöpfe ganz rechts. Überfällig und bezahlt Überfällige Rechnungen erkennen und eine Rechnung mit einem Haken als bezahlt markieren. Rechnung schreiben Kunde, Vorlage, Leistungszeitraum und Aufgaben — daraus entsteht die Rechnung, zuerst als Entwurf. Positionen Rechnungszeilen kommen aus erfassten Zeiten, aus dem Katalog oder frei getippt. Steuer je Position Die Vorlage bestimmt die Steuer; mit „Steuerfall automatisch“ legen Sie je Position fest, ob sie Ware oder Leistung ist. Entwurf und Nummer Ein Entwurf ist beliebig oft änderbar und trägt statt der Nummer einen Namen. Die Nummer vergibt erst das Finalisieren. Rechnung finalisieren Finalisieren vergibt die Nummer, archiviert das PDF und macht die Rechnung unveränderlich. Rechnung versenden Die Rechnung als PDF herunterladen oder direkt aus Timelane per Mail schicken, mit Vorschau und Versandprotokoll. Zahlung erfassen Zahlungseingänge auf der Rechnung eintragen, auch in Teilbeträgen; mit der letzten wechselt sie auf bezahlt. E-Rechnung Mit E-Rechnungsprofil steckt die XML im PDF der Rechnung; „XRechnung XML“ liefert sie zusätzlich als eigene Datei. Rechnung an Einmalkunden Für Käufer, die einmal kaufen, schreiben Sie Name und Anschrift direkt auf die Rechnung — sie stehen nur dort. Mahnungen aus dem Mahnlauf freigeben Der Mahnlauf legt für überfällige Rechnungen Mahnungsentwürfe an; Sie prüfen, finalisieren und versenden. Mahnregel anlegen Eine Mahnregel legt fest, wann nach Fälligkeit erinnert wird, mit welchem Text, an welche Adresse und zu welchen Spesen. Wiederkehrende Belege im Blick Unter „Wiederkehrend“ stehen Ihre Pläne mit Rhythmus, nächstem Termin und Status; jeder Plan legt seine Belege selbst als Entwurf an. Plan für wiederkehrende Belege anlegen Ein Plan kopiert einen Beleg oder rechnet die Zeiten des Vormonats ab, in Ihrem Rhythmus und als Entwurf. Korrekturen im Überblick Alle Korrekturen mit der Rechnung, zu der sie gehören; beide Belege bleiben erhalten und tragen ihre eigene Nummer. Rechnung korrigieren Über „Korrigieren“ auf der Rechnung Mengen oder Preise zurücknehmen; die Korrektur verweist auf das Original und bekommt eine eigene Nummer.

Weitere Belege

Gutschriften im Überblick Die Gutschrift ist der Beleg, den der Leistungsempfänger schreibt; bei vorheriger Einigung tritt sie an die Stelle der Rechnung des Leistenden. Gutschrift schreiben Den Beleg für eine bezogene Leistung selbst schreiben; die Steuer kommt aus der Vorlage, die Nummer beim Finalisieren. Angebote im Überblick Die Angebotsliste zeigt jeden Stand auf einen Blick und zählt im Kopf, was offen ist und was bald abläuft. Angebot finalisieren und versenden Finalisieren vergibt die Angebotsnummer und archiviert das PDF; „Angebot versenden“ zeigt die Mail vor dem Senden. Aus einem Angebot einen Auftrag machen „Auftrag erstellen“ am finalisierten Angebot legt einen Auftragsentwurf mit denselben Positionen und Preisen an. Lieferscheine im Überblick Die Lieferscheinliste zeigt, was an wen und wann geliefert wurde; jeder Schein hat seine eigene Nummer. Lieferschein schreiben Kunde, Positionen mit Menge und Einheit, Lieferdatum – Finalisieren vergibt die Nummer und archiviert das PDF. Aufträge im Überblick Die Auftragsliste zeigt bestätigte Aufträge mit Referenz und Betrag und zählt, welche noch auf ihren Lieferschein warten. Auftrag bestätigen Kunde, Kundenreferenz, Positionen mit Preisen und Liefertermin – finalisiert liegt der Auftrag als Auftragsbestätigung im PDF vor. Bestellungen im Überblick Bestellungen gehen an Ihre Lieferanten; der Kopf der Liste zählt, wo der Liefertermin schon überschritten ist. Bestellung schreiben Lieferant, Positionen mit Mengen und Preisen, Liefertermin und auf Wunsch eine eigene Lieferadresse – finalisiert geht die Bestellung als PDF hinaus.

Kunden & Projekte

Kunden anlegen Ein Kunde wird einmal angelegt und steht danach in jedem Beleg zur Auswahl. Kontaktadressen mit Schlagwörtern Weitere Mailadressen je Kunde, und ein Schlagwort legt fest, welche Belege an welche Adresse gehen. Käuferreferenz und Lieferantennummer Zwei Referenzen am Kunden, die in jede E-Rechnung an ihn wandern, etwa die Leitweg-ID einer Behörde. Kunden archivieren Archivieren räumt einen Kunden aus Liste und Auswahl, seine Belege bleiben, wie sie sind. Die Projektliste Alle Projekte auf einer Seite, je Projekt der Kunde, die erfassten Stunden und ihr Wert zum Stundensatz. Projekt anlegen Kunde, Name und Projektart genügen; die erste Aufgabe samt Stundensatz entsteht auf Wunsch gleich mit. Zeiterfassung oder Pauschal Bei Zeiterfassung rechnet die erfasste Zeit ab, bei Pauschal ein vereinbartes Paket zum Festpreis. Das Pauschalprojekt Das Pauschalprojekt trägt seine vereinbarten Positionen samt Zuschlägen; abgerechnet wird in einem Zug oder über Meilensteine. Aufgaben eines Projekts Aufgaben gliedern ein Projekt, tragen den Stundensatz und sammeln die gebuchten Stunden. Positionen anlegen Was Sie regelmäßig abrechnen, legen Sie einmal als Position an und wählen es danach nur noch aus. Eigene Einheiten anlegen Personentag, Anfahrt, Pauschale – legen Sie die Einheiten an, die Ihre Branche verwendet.

Einrichtung

Unternehmensdaten eintragen Firmenname, Ihr Name und Adresse stehen im Briefkopf jedes Belegs und in der E-Rechnung beim Verkäufer. Zusatzzeilen im Briefkopf Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht und Ähnliches stehen in einem eigenen Feld und erscheinen auf jedem Beleg unter der Adresse. UID-Nummer und Steuernummer eintragen Die UID-Nummer steht im Kopf Ihrer Belege und in der E-Rechnung; Kleinunternehmer tragen stattdessen die Steuernummer ein. Bankverbindung hinterlegen Bank, Kontoinhaber, IBAN und BIC stehen im Fuß Ihrer Rechnungs-PDFs; daraus entsteht auch der Zahlungs-QR-Code. Logo hochladen Das Logo gehört zur Vorlage und erscheint im Kopf jedes Belegs, der diese Vorlage nimmt. Stripe anbinden Mit einem eingeschränkten Stripe-Schlüssel trägt Ihre Rechnung einen QR-Code, über den Ihr Kunde mit Karte zahlt. E-Mail-Versand einrichten Mit Ihrem SMTP-Zugang verschickt Timelane Belege aus Ihrem eigenen Postfach, mit Ihrer Absenderadresse und Ihrem Namen. Mail-Vorlagen schreiben Eine Mail-Vorlage hält Betreff und Text mit Platzhaltern bereit, die beim Versand mit den Daten des Belegs gefüllt werden. Mail-Signatur hinterlegen Die Signatur steht unter jeder Mail, die Timelane an Ihre Kunden schickt. Benachrichtigungen einstellen Wählen Sie, worüber Timelane Sie per Push oder Mail informiert, wie früh und zu welcher Uhrzeit. Nummernkreise im Überblick Jede Belegart zieht ihre Nummern aus einem eigenen Kreis, einmalig und fortlaufend; hier sehen Sie Präfix, Vorlage, Zähler und die nächste Nummer. Nummernformat festlegen Eine Vorlage beschreibt das Nummernformat aus Platzhaltern und legt fest, wann der Zähler neu beginnt; zugewiesen wird sie je Belegart. Präfixe je Belegart Das Präfix vor der Zahl zeigt auf einen Blick, was für ein Beleg vorliegt; jede Belegart bekommt ihr eigenes. Belegvorlagen verwalten Eine Vorlage bestimmt Aussehen, Sprache, Steuer, Zahlungs-QR-Code und Anschreiben eines Belegs; je Kundenkreis eine ist der Normalfall. Vorlage gestalten Ein Logo und zwei Farben bestimmen, wie Ihr Beleg beim Empfänger aussieht. Steuerfall in der Vorlage Steuermodus und Satz legen fest, wie Steuer ausgewiesen wird; bei null Prozent kommen Steuerfall und Befreiungsgrund dazu. Zahlungshinweis und QR-Code Der Zahlungshinweis steht unter jeder Rechnung der Vorlage, der Zahlungs-QR-Code erspart Ihrem Kunden das Abtippen. Anschreiben je Vorlage Die Vorlage wählt das Anschreiben, das beim Versand mitgeht, eines für alle Belegarten oder je Belegart ein eigenes. E-Rechnungsprofil wählen Das Profil der Vorlage entscheidet, welche maschinenlesbaren Rechnungsdaten Timelane ins PDF einbettet. Skonto in der Vorlage festlegen Skontosatz und Skontofrist in der Vorlage gelten als Vorschlag für jede neue Rechnung mit dieser Vorlage. Steuerhinweis automatisch drucken Für steuerfreie und Reverse-Charge-Rechnungen setzt Timelane den gesetzlich vorgesehenen Hinweis samt Paragraph selbst auf den Beleg.

Team

Zugriff im Überblick Hier steht, wer außer Ihnen in Ihrem Bereich arbeitet, was die Person darf und bei welchen Kunden. Mitarbeiter einladen Mailadresse eintragen, „Einladung erstellen“ – die Person nimmt mit ihrem eigenen Konto an. Rechte und Kunden vergeben Pro Person zwei Fragen – was darf sie tun, und bei welchen Kunden gilt das. Projekt für Auftraggeber freigeben Geben Sie Aufgaben eines Projekts an den Bereich Ihres Auftraggebers frei — er sieht dort Ihre Zeiten als Lesefenster.

Konto & Daten

KI-Assistenten verbinden Verbinden Sie einen KI-Assistenten wie Claude mit Timelane — er liest Ihre Zahlen und legt Entwürfe an, festgeschrieben wird in Timelane. Timelane weiterempfehlen Als Partner bekommen Sie einen eigenen Link; für jedes Abo, das darüber entsteht, gibt es eine Provision. Daten exportieren Ihre Belege am Stück als ZIP – alles oder ein Zeitraum, jederzeit selbst heruntergeladen. Was im Export steckt Im ZIP liegen die PDFs nach Belegart und Jahr, dazu ein Inventar mit einem Prüfwert je Datei. DATEV-Export für die Steuerkanzlei Einmal einrichten, danach Zeitraum wählen und Buchungsstapel samt Stammdaten als ZIP herunterladen. Auftragsverarbeitung abschließen Den Vertrag nach Art. 28 DSGVO lesen, ein Häkchen setzen und elektronisch abschließen. AVV-Ausfertigung herunterladen Ihre abgeschlossene Fassung liegt als PDF mit eigener Nummer bereit, geprüft bei jedem Herunterladen. API-Schlüssel anlegen Mit einem Schlüssel spricht ein eigenes Programm Timelane an. Er ist genau einmal zu sehen. API-Schlüssel widerrufen Ein Schlüssel arbeitet mit Ihrem Konto. Widerrufen wirkt sofort, alle anderen Schlüssel laufen weiter. Mein Abo im Überblick Ihr Tarif, die Nutzung, Ihre Rechnungen von Timelane und der Tarifwechsel auf einer Seite. Grenzen des Tarifs Die Nutzungsübersicht zeigt, wie nah Sie an einer Grenze sind; die Tarifkarten, welcher Tarif sie anhebt.