Mail-Vorlagen schreiben
Eine Mail-Vorlage hält Betreff und Text mit Platzhaltern bereit, die beim Versand mit den Daten des Belegs gefüllt werden.
Den Begleittext zu Rechnungen, Angeboten oder Mahnungen schreiben Sie einmal als Vorlage. Platzhalter wie {Rechnung.Nummer} setzt Timelane beim Versand mit den echten Werten ein.
Vorlage anlegen
Unter „E-Mail“ öffnen Sie den Reiter „Vorlagen“. Die Liste zeigt jede Vorlage mit Name, Betreff und Ihrer Notiz. Klicken Sie auf „Vorlage anlegen“.
Name und Betreff eintragen
Der „Name“ ist das, was Sie später in der Auswahl sehen, etwa an einer Belegvorlage oder einem Mahnschritt. Im „Betreff“ schreiben Sie Ihren Text und klicken rechts auf einen Platzhalter: Er landet genau dort, wo der Cursor steht.
Text schreiben und Vorschau prüfen
Klicken Sie in das Feld „Text“ — ab dann gehen die Platzhalter dorthin. Sie sind nach Themen gruppiert; fahren Sie mit der Maus über einen, steht da, was er einsetzt.
Darunter zeigt „Vorschau mit Beispieldaten“, wie die Mail beim Kunden ankommt. Unbekannte Platzhalter meldet die Vorschau in Rot.
Speichern
„Speichern“ bringt Sie zurück zur Liste. Wählen können Sie die Vorlage jetzt an einer Belegvorlage im Abschnitt „E-Mail-Vorlage“ oder an einem Schritt der Mahnregeln.
Tipp: Die „Notiz (nur für Sie)“ bleibt intern und erinnert Sie daran, wofür eine Vorlage gedacht ist. Wie die Vorlage an die Belegvorlage kommt, zeigt Anschreiben je Vorlage.