Mahnungen aus dem Mahnlauf freigeben

Unter „Mahnungen“ stehen alle Mahnungen, Entwürfe oben. Die Entwürfe schreibt der Mahnlauf: Er prüft jeden Morgen, welche Rechnung nach Ihrer Mahnregel eine Stufe erreicht hat. Hinaus geht eine Mahnung erst, wenn Sie sie freigeben. Wie die Stufen aussehen, legen Sie unter Mahnregeln fest.

Mahnlauf starten

Der Lauf kommt jeden Morgen von selbst. Wollen Sie sofort sehen, was fällig ist, klicken Sie „Mahnlauf starten“.

Entwürfe ansehen

Eine Meldung sagt, wie viele Entwürfe neu dazugekommen sind. Je Kunde und Stufe entsteht ein Entwurf; mehrere überfällige Rechnungen desselben Kunden landen in derselben Mahnung. Die Spalte „Stufe“ zeigt den Belegtitel aus der Regel, etwa „Zahlungserinnerung“.

Entwurf öffnen

Ein Klick auf die Nummer öffnet den Entwurf. Unter „Kopf“ stehen Kunde, Stufe, Belegvorlage, Mahnspesen und „Zahlbar bis“. Die Belegvorlage bestimmt Aussehen und Sprache der Mahnung.

Empfänger prüfen

Die Mahnung geht an die Adressen des Kunden mit dem Schlagwort der Stufe, gepflegt beim Kunden unter „Kontakte“. Trägt keine Adresse das Schlagwort, nimmt Timelane die Standardadresse und zeigt das mit „Standardadresse“ an.

Gemahnte Rechnungen ansehen

Darunter stehen alle Rechnungen, die diese Mahnung nennt, mit ihrem offenen Betrag.

Finalisieren oder überspringen

„Finalisieren“ vergibt die Nummer und archiviert das PDF. Danach erscheint „Versenden“, und die Mahnung geht an die Empfänger. „PDF-Vorschau“ zeigt das Schreiben vorher. Soll diese Stufe für den Kunden entfallen, klicken Sie „Stufe überspringen“.

Tipp: Eine einzelne Rechnung mahnen Sie auch direkt mit „Neue Mahnung“, unabhängig vom Lauf.