Mahnregel anlegen

Eine Regel ist eine Folge von Schritten, etwa Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Beträge, Fristen und Formulierungen bestimmen Sie selbst, passend zu Ihrem Land und Ihrer Praxis. Gemahnt wird nach der Regel, die als Standard gilt oder dem Kunden bzw. der Rechnung zugewiesen ist.

Regel anlegen

Klicken Sie unter „Mahnregeln“ auf „Regel anlegen“ und geben Sie der Regel einen Namen.

Ersten Schritt hinzufügen

Nach „Speichern“ steht die Regel als eigene Karte auf der Seite. Mit „Schritt hinzufügen“ legen Sie die Stufen an, eine nach der anderen.

Stufe beschreiben

„Belegtitel“ steht auf dem Mahnbeleg und benennt die Stufe. „Tage nach Fälligkeit“ sagt, wann die Stufe dran ist; jeder weitere Schritt braucht mehr Tage als der davor. Die „Mail-Vorlage“ ist der Text der Mail, und „An Adressen mit Schlagwort“ wählt die Adressen beim Kunden aus. Vorgegeben ist „mahnung“.

Spesen, Frist und Texte

„Mahnspesen“ kommen auf den offenen Betrag dazu, 0 ist erlaubt. Die „Zahlungsfrist in Tagen“ ergibt das Datum „Zahlbar bis“. „Anschreiben auf dem Beleg“ steht über den Rechnungen, „Schlusstext auf dem Beleg“ darunter, etwa für einen Zinsvorbehalt. Die Rechnungs-PDFs hängen an der Mail, solange der Haken gesetzt ist.

Schritt speichern

Nach „Speichern“ steht der Schritt in der Tabelle der Regel. Mit „Aussetzen“ hält der Mahnlauf die Regel an, die Zuweisungen bleiben.

Standardregel festlegen

Unter „Standardregel des Arbeitsbereichs“ wählen Sie die Regel, die für alle Kunden und Rechnungen auf „Standard“ gilt. Steht hier „Keine — es wird nichts gemahnt“, bleibt der Mahnlauf still.

Tipp: Was der Lauf aus der Regel macht, sehen Sie unter Mahnungen.