Nummernformat festlegen
Eine Vorlage beschreibt das Nummernformat aus Platzhaltern und legt fest, wann der Zähler neu beginnt; zugewiesen wird sie je Belegart.
Wie Ihre Belegnummern aussehen, bestimmen Sie auf der Seite Nummernkreise mit einer Vorlage. Sie bauen das Format aus Platzhaltern und weisen es einer oder mehreren Belegarten zu.
Neue Vorlage anlegen
Klicken Sie auf „Neue Vorlage“ und geben Sie bei „Name“ eine Bezeichnung ein, etwa „Jährlich vierstellig“. Welche Platzhalter es gibt, steht im Kasten auf der Seite: {PREFIX} für das Präfix, {yyyy} oder {yy} für das Jahr, {MM} für den Monat, {dd} für den Tag und {NR} für den Zähler.
Muster schreiben
Das Feld „Muster“ ist mit dem Standardformat vorbelegt. Überschreiben Sie es, zum Beispiel mit {PREFIX}-{yyyy}-{NR:0000}. Die Nullen geben die Stellen des Zählers vor; alles andere im Muster, etwa der Bindestrich, bleibt so stehen. Der Zähler {NR} muss immer dabei sein.
Festlegen, wann der Zähler neu beginnt
Bei „Zähler beginnt neu“ wählen Sie „nie“, „jährlich“ oder „monatlich“. Jährlich heißt: Im Januar beginnt der Zähler wieder bei eins. Das geht nur, wenn das Jahr in der Nummer steht, denn eine Nummer darf nie zweimal vorkommen. Klicken Sie auf „Speichern“; die Vorlage steht jetzt in der Tabelle „Vorlagen“.
Vorlage einer Belegart zuweisen
Wählen Sie in der Tabelle „Belegarten“ bei der gewünschten Belegart unter „Vorlage“ Ihre neue Vorlage. Der Dialog „Nummernkreis umstellen“ nennt die nächste Nummer im neuen Format; mit „Umstellen“ gilt sie. Bereits vergebene Nummern bleiben, wie sie sind.
