E-Rechnung

Mit E-Rechnungsprofil steckt die XML im PDF der Rechnung; „XRechnung XML“ liefert sie zusätzlich als eigene Datei.

Eine E-Rechnung enthält dieselbe Rechnung noch einmal als XML, in einer Form, die Software lesen kann. Timelane erzeugt sie beim Finalisieren, wenn für die Rechnung ein E-Rechnungsprofil gilt.

XML im PDF finden

Weiter unten auf der Rechnung steht das archivierte PDF. Trägt die Rechnung ein E-Rechnungsprofil, steckt die XML in diesem PDF. Wer es per Mail bekommt oder herunterlädt, hat beides in einer Datei.

Das archivierte PDF auf der Rechnungsseite

Profil vom Kunden oder von der Vorlage

Welches Profil gilt, entscheidet der Kunde: Beim Kunden steht das Feld „E-Rechnungs-Format (optional)“ mit ZUGFeRD BASIC, EN 16931 (Comfort) oder XRechnung (B2B + B2G). Steht dort „Wie in der Vorlage“, gilt das Profil der Rechnungsvorlage.

Oben in den Kopfdaten sehen Sie unter „Kunde“, an wen die Rechnung ging.

Das Feld „Kunde“ in den Kopfdaten der Rechnung

Eigene XML-Datei erzeugen

Manche Portale nehmen nur die XML an. Dafür steht im Kopf „XRechnung XML“: Der Knopf erzeugt die Rechnung als eigene Datei im Format XRechnung, bei jedem Klick neu. „XRechnung UBL“ daneben liefert dieselbe Rechnung in UBL-Syntax, etwa für den Versand über Peppol.

Beim Versand aus Timelane brauchen Sie keinen der beiden Knöpfe; die XML reist im PDF mit.

Der Knopf „XRechnung XML“ im Kopf der Rechnung

Referenzen am Kunden pflegen

Käuferreferenz und Lieferantennummer holt die XML aus dem Kunden, aus den Feldern „Käuferreferenz (optional)“ und „Lieferantennummer (optional)“. Ohne Käuferreferenz steht dort die Rechnungsnummer, ohne Lieferantennummer Ihre UID-Nummer.

Die Kopfdaten der Rechnung mit Kunde und Nummer

Tipp: Ob eine E-Rechnung den Regeln entspricht, prüft Timelane schon vor dem Finalisieren und nennt fehlende Angaben.