Die E-Rechnung im Betrieb einführen

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Software des Empfängers lesen und verarbeiten kann. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Ein PDF allein, auch ein schön gestaltetes, gilt als sonstige Rechnung.

Bei ZUGFeRD zählt der Datensatz im PDF. Weichen sichtbares PDF und XML voneinander ab, gilt der Inhalt der XML-Datei.

Wer ab wann betroffen ist

Deutschland

1. Seit 1. Januar 2025: empfangen Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
2. Ab 1. Januar 2027: ausstellen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, stellt Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 als E-Rechnung aus.
3. Ab 1. Januar 2028: ausstellen für alle Dann gilt die Pflicht für jede Rechnung zwischen Unternehmen im Inland, gleich welcher Umsatz.

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, empfangen aber E-Rechnungen wie alle anderen. Öffentliche Auftraggeber verlangen die E-Rechnung schon heute, meist mit einer Leitweg-ID.

Österreich

Zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung freiwillig, auf Papier oder als PDF darf weiter abgerechnet werden. Pflicht ist sie für Rechnungen an den Bund, über das Unternehmensserviceportal und e-rechnung.gv.at. Wer Kunden in Deutschland beliefert, sollte deren Fristen kennen: Der Kunde muss E-Rechnungen empfangen können und wird sie zunehmend auch erwarten.

In sieben Schritten zur E-Rechnung

1. Den Empfang einrichtenEine feste Mailadresse nur für eingehende Rechnungen und ein Weg, die XML-Datei lesbar anzuzeigen. Ein kostenloser Prüfer zeigt Inhalt und Fehler einer Datei.
2. Den Bestand aufnehmen Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatleute, welche öffentliche Auftraggeber? Wie hoch war der Umsatz im Vorjahr? Daraus ergibt sich Ihr Stichtag.
3. Die Stammdaten in Ordnung bringen Eigene Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, vollständige Kundenanschriften, bei Behörden die Leitweg-ID, bei Großkunden die Bestellnummer. Eine E-Rechnung prüft der Empfänger maschinell, eine fehlende Angabe fällt sofort auf.
4. Ein Werkzeug wählen, das alle Rechnungsarten kann Im Handwerk sind das neben der Rechnung auch Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen, Korrekturen und Gutschriften an Nachunternehmer. Jede davon ist eine Rechnung und fällt unter dieselbe Pflicht.
5. Mit der Kanzlei abstimmen Wie kommen Rechnungen zur Steuerberatung, als DATEV-Export oder über ein Belegportal? Wer bewahrt die XML-Dateien auf? Einmal geklärt, läuft es jeden Monat gleich.
6. Einen Probelauf machen Eine echte Rechnung an einen Stammkunden, vorher durch den Prüfer geschickt. Fragen Sie nach, ob sie in seiner Buchhaltung sauber angekommen ist.
7. Zum Stichtag umstellen Ab dem Stichtag gehen alle Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung hinaus. Passen Sie dazu Rechnungsvorlage und Mailtext an, damit der Kunde weiß, was im Anhang steckt.

Aufbewahren

Das Original einer E-Rechnung ist der Datensatz. Bewahren Sie die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML-Datei, unverändert auf, in Deutschland acht Jahre lang. Das gilt auch, wenn Sie die Rechnung zusätzlich ausdrucken. Wie das in Ihrem Betrieb läuft, legen Sie am besten mit Ihrer Kanzlei fest.

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