Eine Gutschrift schreiben

Wann eine Gutschrift passt

Überall dort, wo der Auftraggeber die Zahlen hat und der Leistende sie erst erfahren würde. Typische Fälle:

• Provisionen an Handelsvertreter, Vertriebs- oder Affiliate-Partner, deren Umsätze beim Auftraggeber anfallen
• Subunternehmer und Freelancer, deren Stunden im Projekt des Auftraggebers erfasst werden
• Lizenz- und Autorenhonorare, die sich nach Verkaufszahlen richten
• Plattformen und Marktplätze, die Erlöse an ihre Anbieter auszahlen

Der Vorteil: Eine Abrechnung statt vieler Rechnungen im Posteingang, in einem einheitlichen Format und zu einem festen Termin.

Die Voraussetzungen

In Deutschland erlaubt § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG die Gutschrift, wenn beide Seiten es vorher vereinbart haben. Eine Klausel im Rahmen- oder Partnervertrag genügt. Die Gutschrift geht dem Leistenden zu, und solange er zustimmt, gilt sie als seine Rechnung. Widerspricht er, verliert sie diese Wirkung (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG).

Österreich regelt dasselbe in § 11 Abs. 7 und 8 UStG: Der Leistende ist zum Steuerausweis berechtigt, beide Seiten sind sich über die Abrechnung per Gutschrift einig, die Gutschrift enthält die Rechnungsangaben und wird dem Leistenden zugeleitet (Abs. 8). Widerspricht der Leistende dem ausgewiesenen Steuerbetrag, verliert die Gutschrift insoweit ihre Wirkung als Rechnung (Abs. 7).

Was auf die Gutschrift gehört

Dieselben Angaben wie auf einer Rechnung, mit vertauschten Rollen: Aussteller ist der Leistungsempfänger, die steuerlichen Angaben aber sind die des Leistenden.

1. Das Wort „Gutschrift“ § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG, in Österreich § 11 Abs. 8 Z 3 UStG.
2. Name und Anschrift beider Seiten
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden In Österreich die UID-Nummer des Leistenden.
4. Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer aus Ihrem Nummernkreis
5. Menge und Art der Leistung, etwa die abgerechneten Stunden oder die provisionierten Umsätze
6. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
7. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
8. Steuersatz und Steuerbetrag Ist der Leistende Kleinunternehmer oder gilt das Reverse-Charge-Verfahren, steht an dieser Stelle der passende Hinweis.

Gutschrift und Stornorechnung

Im Alltag heißt auch die Rücknahme einer Rechnung oft „Gutschrift“. Umsatzsteuerlich sind das zwei Belege: Die Gutschrift ersetzt die Rechnung eines anderen, die Stornorechnung korrigiert eine eigene (Abschnitt 14.3 Abs. 2 UStAE). Die Bezeichnung „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ vermeidet Missverständnisse. Wie sie aussieht, steht unter Rechnung korrigieren.

Gutschrift und E-Rechnung

In Deutschland ist die Gutschrift eine Rechnung und fällt damit unter die E-Rechnungspflicht zwischen inländischen Unternehmen (Abschnitt 14.3 Abs. 1 UStAE): Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. In der Übergangszeit bleibt die Gutschrift auf Papier möglich, als PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG).