Einen Lieferschein schreiben
Welche Angaben üblich sind, ob Preise daraufgehören und wie die Rechnung später auf den Lieferschein verweist.
Wozu der Lieferschein dient
Das Gesetz überlässt es Ihnen, ob Sie einen Lieferschein schreiben. Sein Wert liegt im Nachweis: Mit der Unterschrift des Empfängers steht fest, welche Ware in welcher Menge an welchem Tag angekommen ist. Das hilft bei Reklamationen, bei Teillieferungen und bei der Frage, ab wann eine Zahlungsfrist läuft.
Was auf einen Lieferschein gehört
- Ihr Name und Ihre Anschrift
- Name und Anschrift des Empfängers Weicht die Lieferadresse davon ab, steht sie zusätzlich darauf.
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum
- Der Bezug auf Auftrag oder Bestellung des Kunden
- Die gelieferten Positionen mit Menge und Einheit Bei Teillieferungen hilft der Hinweis, was noch aussteht.
- Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers
Mit oder ohne Preise
Der klassische Lieferschein zeigt Mengen allein. Er begleitet die Ware, geht durch Lager und Baustelle, und die Preise gehören dort selten hin. Wer Preise daraufsetzt, achtet auf eine Grenze:
Lieferschein als Rechnung. Ein Dokument gilt nach seinem Inhalt als Rechnung, gleich wie es überschrieben ist. Trägt ein Lieferschein Preise, Umsatzsteuer und alle Pflichtangaben einer Rechnung, liegen mit der späteren Rechnung zwei Rechnungen über dieselbe Lieferung vor. Die doppelt ausgewiesene Steuer wird dann geschuldet: in Deutschland nach § 14c Abs. 1 UStG (Abschnitt 14c.1 Abs. 4 UStAE), in Österreich bei Lieferungen an Unternehmer nach § 11 Abs. 12 UStG. Ein als Kopie oder Duplikat gekennzeichnetes Zweitstück zählt dabei als dieselbe Rechnung.
Lieferschein und Rechnung
Die Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung nennen. Nach § 31 Abs. 1 UStDV darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen; das Dokument mit Entgelt und Steuerbetrag bezeichnet dann alle anderen. Bei Papier- und PDF-Rechnungen lässt die Finanzverwaltung deshalb einen Satz wie „Das Lieferdatum entspricht dem Lieferscheindatum“ genügen, wenn die Rechnung den Lieferschein bezeichnet (Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE).
Bei einer E-Rechnung steht das Lieferdatum dagegen im strukturierten Datensatz selbst. Für Papier- und PDF-Rechnungen spart der Verweis Arbeit, wenn mehrere Lieferungen in einer Sammelrechnung enden: Jede Position nennt ihren Lieferschein, und das Lieferdatum steht dort. Welche Angaben die Rechnung selbst braucht, zeigen Erste Rechnung schreiben und Erste Honorarnote schreiben.
Lieferscheine in Timelane
Mit eigenem Nummernkreis und Lieferdatum, wahlweise mit oder ohne Preise, direkt aus dem Auftrag erstellt und als PDF per Mail verschickt. Welche Belegart in welchem Tarif enthalten ist, zeigt die Tarifübersicht.
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