Eine Mahnung schreiben

Zahlungserinnerung oder Mahnung

Rechtlich dasselbe. Entscheidend ist, dass der Kunde klar und bestimmt zur Zahlung aufgefordert wird. Eine freundliche Zahlungserinnerung, die das tut, ist eine Mahnung. Wer in mehreren Stufen mahnt, hält den Ton anfangs freundlich und wird mit jeder Stufe deutlicher.

Wann der Kunde in Verzug ist

Deutschland

Nach § 286 BGB gibt es drei Wege in den Verzug:

1. Eine Mahnung nach Fälligkeit § 286 Abs. 1 BGB. Die Mahnung selbst begründet den Verzug.
2. Ein Zahlungstermin nach dem Kalender Ein vereinbarter Termin wie „zahlbar bis 15. Oktober 2026“ führt mit Ablauf des Tages in den Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Setzt erst die Rechnung den Termin, schafft die Mahnung Klarheit.
3. 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung § 286 Abs. 3 BGB. Gegenüber Verbrauchern gilt das, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.

Österreich

Ist ein Zahlungstermin vereinbart, beginnt der Verzug mit seinem Ablauf. Ist keiner vereinbart, wird die Forderung mit der Einmahnung fällig (§ 904 ABGB), und die Mahnung setzt den Termin.

Was in die Mahnung gehört

1. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
2. Das ursprüngliche Zahlungsziel
3. Eine klare Aufforderung mit neuer Frist Ein Datum ist eindeutiger als „innerhalb von 14 Tagen“.
4. Ihre Bankverbindung, gern mit Zahlungs-QR-Code
5. Mahnspesen und Verzugszinsen, wenn Sie sie geltend machen
6. Bei späteren Stufen der Hinweis auf die nächsten Schritte

Verzugszinsen

Die Zinsen laufen ab Verzugseintritt, gleich ob Sie sie in der Mahnung nennen.

• Deutschland, mit Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB)
• Deutschland, zwischen Unternehmern: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Entgeltforderungen (§ 288 Abs. 2 BGB)
• Österreich, allgemein: 4 Prozent pro Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB)
• Österreich, zwischen Unternehmern: 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Schuldner die Verzögerung zu verantworten hat, sonst 4 Prozent (§ 456 UGB)

In Deutschland ändert sich der Basiszinssatz zum 1. Januar und 1. Juli; die Deutsche Bundesbank gibt ihn danach im Bundesanzeiger bekannt (§ 247 BGB). In Österreich veröffentlicht ihn die Oesterreichische Nationalbank; für die Zinsen zwischen Unternehmern gilt der Satz vom 1. Jänner oder 1. Juli für das ganze Halbjahr.

Pauschale und Mahnspesen

Gegenüber Unternehmern steht Ihnen bei Verzug eine Pauschale von 40 Euro zu: in Deutschland nach § 288 Abs. 5 BGB, in Österreich nach § 458 UGB. Sie wird auf weitere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.

Daneben ersetzt der Kunde den Aufwand für Mahnungen, die nach Verzugseintritt geschrieben werden. In Deutschland ist das der tatsächliche Sachaufwand wie Porto und Material. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, trägt deshalb in Deutschland Sie selbst. In Österreich ersetzt der Schuldner nach § 1333 Abs. 2 ABGB die notwendigen Kosten zweckentsprechender Mahn- und Inkassoschritte, wenn er den Verzug verschuldet hat und die Kosten in angemessenem Verhältnis zur Forderung stehen. Die 40 Euro Pauschale sind darin enthalten.

Nach der letzten Mahnung

In Deutschland folgt das gerichtliche Mahnverfahren: Den Mahnbescheid beantragen Sie online beim zentralen Mahngericht, das für Ihren Sitz zuständig ist. In Österreich klagen Sie eine Geldforderung bis 75.000 Euro mit einer Mahnklage ein, auf die das Gericht einen Zahlungsbefehl erlässt. Ein Inkassobüro oder eine Anwaltskanzlei übernimmt beides auf Wunsch.