Die erste Rechnung schreiben
Neun Angaben macht das Gesetz zur Pflicht. Alles andere ist Gewohnheit. Diese Seite geht die neun durch, klärt die Rechnungsnummer und sagt, was ab 2027 dazukommt.
Sie sind in Österreich? Dort gilt eine eigene Rechtslage: Erste Honorarnote schreiben.
Was auf jede Rechnung gehört
Die Liste steht in § 14 Abs. 4 UStG. Sie gilt unabhängig davon, ob Sie die Rechnung in einem Programm schreiben oder in einer Textverarbeitung.
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
- Name und Anschrift des Empfängers
- Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Das Ausstellungsdatum
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag Bei einer Steuerbefreiung tritt an diese Stelle ein Hinweis darauf.
Bis 250 Euro brutto genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Datum, Ihr Name und Ihre Anschrift, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Der Empfänger muss dann nicht genannt werden.
Die Rechnungsnummer
Sie muss einmalig und fortlaufend sein. Ein bestimmter Anfang ist nirgends
vorgeschrieben, Sie dürfen also mit 1 beginnen. Üblich ist ein Aufbau aus Jahr und
laufender Nummer, etwa 2026-0001. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit:
Jede Nummer wird einmal vergeben, und eine Lücke sollte sich erklären lassen.
Beim Jahreswechsel dürfen Sie zurücksetzen, solange der Jahresteil die Nummer weiterhin eindeutig macht.
Wenn Sie Kleinunternehmer sind
Mit der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. An die Stelle von Steuersatz und Steuerbetrag tritt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die übrigen acht Angaben bleiben, wie sie sind.
Was ab 2027 und 2028 dazukommt
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027, sofern der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellungspflicht befreit.
Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF mit Rechnungsbild, sondern ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — in Deutschland meist als ZUGFeRD oder XRechnung. Wer heute gründet, hat Zeit, kann aber gleich in dem Format anfangen, das ohnehin kommt.
Ob eine Datei der Norm entspricht, sagt Ihnen der kostenlose Prüfer — ohne Anmeldung, die Datei bleibt im Arbeitsspeicher.
Womit anfangen
Für die ersten Rechnungen genügt jedes Werkzeug, das die neun Angaben unterbringt und die Nummern lückenlos führt. Ein Programm nimmt Ihnen ab, die Nummer selbst hochzuzählen, die Beträge zu rechnen und das Ergebnis als E-Rechnung auszugeben.
Die erste Rechnung in Timelane
Angebot, Lieferschein, Rechnung, Korrektur und Gutschrift, alle mit lückenloser Nummer und normkonform nach EN 16931. Anfangen können Sie kostenlos: Kunden und Rechnungen sind im Gratistarif dabei.
Diese Seite gibt den Stand der genannten Vorschriften wieder und ersetzt keine Steuerberatung.