Agenturen arbeiten selten mit einer festen Mannschaft allein. Zum Kern kommen Freie dazu, projektweise, mit eigenen Sätzen und eigenen Rechnungen. Das erzeugt am Monatsende eine kleine Verwaltungsübung: Stunden zusammentragen, gegen Eingangsrechnungen prüfen, dem Kunden einen Nachweis bauen. Dieser Beitrag beschreibt, wie sich dieselbe Arbeit auf einen Ablauf reduziert.
Die Ausgangslage
Ein Projekt, vier Beteiligte:
- zwei Festangestellte, die im Bereich der Agentur arbeiten,
- eine Freie, die projektweise dazukommt,
- ein Partnerbüro, das einen abgegrenzten Teil übernimmt.
Und ein Kunde, der wissen möchte, wie weit es ist.
Alle Stunden an einem Ort
Der erste Schritt ist der wirksamste: Die Freien buchen ihre Zeiten im Bereich der Agentur, auf die Aufgaben des Projekts. Damit liegt jede Stunde dort, wo sie später abgerechnet wird, und trägt den Urheber.
Der Unterschied zur gewohnten Praxis ist die Reihenfolge. Bisher meldet die Freie am Monatsende, was sie geleistet hat, und die Agentur prüft es gegen die eigene Erwartung. Jetzt steht die Leistung vom ersten Tag an sichtbar da, und die Prüfung findet laufend statt.
Wie die Zuweisung dafür aussieht, steht im Beitrag Wer darf was sehen?: Die Freie bekommt genau das Projekt, an dem sie arbeitet.
Die Freien abrechnen
Aus denselben Zeilen entsteht die Gutschrift an die Freie — die Abrechnung durch den Leistungsempfänger, beschrieben im Beitrag Subunternehmer abrechnen. Die Agentur schreibt den Beleg, die Freie schuldet die ausgewiesene Steuer.
Das erspart beiden Seiten den Abgleich: Es gibt keine Eingangsrechnung, die von der eigenen Aufstellung abweichen könnte, weil beide Belege aus derselben Quelle stammen.
Voraussetzung ist eine Vereinbarung über dieses Verfahren. Sie gehört in den Rahmenvertrag mit den Freien — ein Absatz, einmal formuliert.
Zwei Sätze je Stunde
Für die Kalkulation braucht die Agentur zwei Zahlen, und beide hängen an derselben Zeile:
| Zahl | Wofür |
|---|---|
| Verrechnungssatz | Die Rechnung an den Kunden |
| Einkaufssatz | Die Gutschrift an die Freie |
Die Differenz ist die Marge des Projekts, und sie ist ohne Nebenrechnung ablesbar. Wo die Sätze sinnvoll hängen — am Projekt, an der Aufgabe — steht im Beitrag Stundensätze im Team.
Der Kunde bekommt ein Fenster
Statt einer monatlichen Aufstellung als Anhang bekommt der Kunde ein Lesefenster auf sein Projekt, wie im Beitrag Stundennachweis für den Kunden beschrieben. Ob die Sätze dabei mitgehen, entscheidet die Agentur je Aufgabe.
Für Verträge nach Aufwand mit Budgetdeckel ist die Variante mit Sätzen die ruhigere: Der Kunde sieht den Stand, solange sich noch steuern lässt.
Das Partnerbüro
Der vierte Beteiligte funktioniert in die andere Richtung. Ein Partnerbüro, das einen abgegrenzten Teil eigenverantwortlich übernimmt, führt sein eigenes Projekt in seinem eigenen Bereich — und gibt der Agentur ein Lesefenster darauf. Es rechnet anschließend selbst ab.
Beide Richtungen nebeneinander sind der Normalfall in Agenturprojekten, und sie schließen sich nicht aus: Zuarbeit bucht bei Ihnen, Partnerschaft gibt an Sie frei.
Was am Monatsende übrig bleibt
- Die Zeilen durchsehen, die noch auf keinem Beleg liegen.
- Gutschriften an die Freien erzeugen.
- Die Kundenrechnung erzeugen, mit Bezug auf den Auftrag.
- Fertig.
Was wegfällt, ist der Abgleich zwischen drei Quellen — und die Diskussion über Stunden, die niemandem mehr präsent sind.
So läuft das in Timelane
In Timelane laden Sie Feste und Freie in Ihren Bereich ein und weisen ihnen die Projekte zu, an denen sie arbeiten. Die gebuchten Stunden tragen ihren Urheber und ihren Satz. Aus derselben Liste entstehen die Gutschriften an die Freien und die Rechnung an den Kunden, beide mit eigenem Nummernkreis und wahlweise als E-Rechnung nach EN 16931. Der Kunde bekommt seinen Einblick über eine Projektfreigabe, wahlweise mit oder ohne Sätze.
Fazit
Der Aufwand in Agenturprojekten steckt selten in der Arbeit selbst, sondern im Zusammenführen dessen, was verteilt entstanden ist. Wenn Feste und Freie im selben Projekt buchen, entfällt dieses Zusammenführen — und aus einer Liste entstehen die Belege in beide Richtungen.
Richten Sie Ihr Projekt in Timelane ein und lesen Sie in Vier Leute, ein Auftrag, wie derselbe Ablauf im Handwerk aussieht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.