Der monatliche Stundennachweis ist in vielen Projekten ein kleiner Konflikt mit Anlauf: Der Dienstleister stellt eine Liste zusammen, der Auftraggeber liest sie vier Wochen nach den Ereignissen und stellt Fragen zu Positionen, an die sich niemand mehr genau erinnert. Es gibt einen ruhigeren Weg — der Auftraggeber bekommt ein Lesefenster auf das Projekt und sieht laufend, was passiert.
Das Prinzip: ein Fenster, kein Zugang
Eine Projektfreigabe ist kein Konto im eigenen Bereich und kein Mitlesen in den Büchern. Sie ist ein schmaler, genau abgegrenzter Ausschnitt:
- Genau ein Projekt, wahlweise sogar nur einzelne Aufgaben daraus.
- Nur lesend. Der Auftraggeber sieht, er verändert nichts.
- Umkehrbar. Was freigegeben wurde, lässt sich ebenso zurücknehmen.
Was der Auftraggeber dadurch nicht mitbekommt, ist genauso wichtig wie das, was er sieht: andere Projekte, andere Kunden, Ihre Kalkulation, Ihre übrigen Belege. Eine Freigabe auf ein Projekt zeigt die Namen der übergeordneten Ebenen als Beschriftung — mehr wird davon nicht sichtbar.
Mit oder ohne Satz
Die interessanteste Einstellung ist die kleinste: Ob der Auftraggeber den Stundensatz sieht, ist je Aufgabe entscheidbar.
| Freigabe | Wofür |
|---|---|
| Ohne Satz | Der Auftraggeber verfolgt den Fortschritt und die Tätigkeiten. Über Geld wird bei der Rechnung gesprochen. |
| Mit Satz | Der Auftraggeber sieht den laufenden Wert. Passend bei Verträgen nach Aufwand mit Budgetdeckel. |
Beides ist legitim, und beides hat seinen Ort. Wichtig ist nur, dass die Entscheidung bewusst fällt und nicht als Nebenwirkung einer zu weit gefassten Berechtigung entsteht.
Was das im Projektalltag ändert
Rückfragen wandern nach vorne. Wer täglich sehen kann, was gebucht wird, fragt am selben Tag nach — dann, wenn die Antwort noch leicht fällt.
Die Rechnung enthält keine Überraschung mehr. Der Nachweis ist nicht länger ein Anhang, den man prüfen muss, sondern eine Ansicht, die man kennt.
Der Nachweis liegt an einem Ort. Die Stunden werden dort gelesen, wo sie entstehen. Es gibt keine zweite Fassung, die nachgepflegt werden müsste — und damit auch keine Abweichung zwischen der Liste im Anhang und dem, was tatsächlich gebucht wurde.
Die andere Richtung
Dieselbe Mechanik funktioniert umgekehrt, und das ist der Fall aus dem Beitrag Subunternehmer abrechnen: Dort bucht der Auftragnehmer in den Bereich des Auftraggebers, weil die Stunde dort abgerechnet wird.
Die Wahl zwischen beiden Richtungen ist eine Frage der Rolle:
- Sie führen das Projekt und lassen zuarbeiten? Dann buchen die Beteiligten bei Ihnen, und Ihr Endkunde bekommt ein Lesefenster.
- Sie arbeiten zu und rechnen selbst ab? Dann buchen Sie in Ihrem eigenen Bereich und geben dem Auftraggeber ein Lesefenster darauf.
So läuft das in Timelane
In Timelane geben Sie ein Projekt über den Knopf Zugriff direkt am Projekt frei. Im Dialog kreuzen Sie die Aufgaben an, die sichtbar sein sollen, und entscheiden je Aufgabe, ob der Satz mitgeht. Der Auftraggeber sieht das Projekt anschließend in seiner eigenen Liste, kenntlich als freigegebene Quelle — dieselbe Ansicht wie für eigene Projekte, nur lesend. Zurücknehmen geht an derselben Stelle.
Fazit
Ein Stundennachweis ist am überzeugendsten, wenn er nicht als Dokument entsteht, sondern als Ansicht existiert. Ein Lesefenster auf genau ein Projekt gibt dem Auftraggeber Sicherheit, ohne irgendetwas anderes preiszugeben — und nimmt der monatlichen Abstimmung ihren Anlass.
Geben Sie Ihr erstes Projekt mit Timelane frei und lesen Sie in Zeiterfassung für Mitarbeiter, wie die Stunden dorthin kommen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.