Die Beiträge dieser Reihe haben bisher einzelne Bausteine beschrieben: Zeiten erfassen, Rollen zuschneiden, Subunternehmer abrechnen, dem Kunden ein Fenster geben. Dieser Beitrag setzt sie zusammen — an einem Auftrag, der durch vier Hände geht und am Ende als ein Beleg beim Kunden landet.
Der Betrieb
Ein Handwerksbetrieb mit vier Beteiligten:
- Die Inhaberin schreibt Angebote und Rechnungen.
- Der Bürokraft-Kollege pflegt Kunden, Termine und Bestellungen.
- Der Lagerist stellt zusammen und schreibt Lieferscheine.
- Der Monteur ist auf der Baustelle und erfasst seine Stunden.
Dazu kommt gelegentlich ein Subunternehmer für Arbeiten, die der Betrieb nicht selbst ausführt. Das ist kein Sonderfall, sondern der Alltag vieler Betriebe — nur dass die Arbeitsschritte traditionell auf Zetteln, in E-Mails und in einer Tabelle verteilt liegen.
Der Vorgang, Schritt für Schritt
1. Das Angebot. Die Inhaberin legt den Kunden an und schreibt das Angebot. Positionen, Preise, Gültigkeit. Der Kunde nimmt an.
2. Der Auftrag. Aus dem Angebot wird der Auftrag — dieselben Positionen, jetzt verbindlich. Ab hier hängt alles Weitere daran.
3. Die Bestellung. Der Kollege im Büro bestellt das Material beim Lieferanten und nimmt die Bestellnummer auf, damit die Eingangsrechnung später zugeordnet werden kann.
4. Der Lieferschein. Der Lagerist stellt zusammen und schreibt den Lieferschein aus dem Auftrag heraus. Was tatsächlich hinausgeht, steht darauf — bei einer Teillieferung eben nur der gelieferte Teil.
5. Die Stunden. Der Monteur bucht auf der Baustelle seine Zeiten auf die Aufgabe. Die Zeile liegt im Bereich des Betriebs und trägt ihn als Urheber.
6. Die Zuarbeit. Der Subunternehmer bucht ebenfalls, auf sein Projekt. Am Monatsende wird daraus eine Gutschrift an ihn — der Weg aus dem Beitrag Subunternehmer abrechnen.
7. Die Rechnung. Die Inhaberin erzeugt die Rechnung: Material aus dem Lieferschein, Stunden aus der Erfassung, alles mit Bezug auf den Auftrag. Als E-Rechnung nach EN 16931, mit Zahlungs-QR.
Wer was sieht
Der Reiz liegt darin, dass jeder genau seinen Ausschnitt bekommt:
| Person | Zuweisung | Sieht |
|---|---|---|
| Inhaberin | Inhaberin des Bereichs | Alles |
| Bürokraft | ganzer Bereich | Kunden, Projekte, Belege — auch das, was morgen dazukommt |
| Lagerist | Projekt | Den Auftrag, an dem er arbeitet |
| Monteur | Aufgabe oder Projekt | Seine Arbeitspakete |
| Subunternehmer | Projekt | Genau sein Projekt |
| Kunde | Freigabe, keine Mitgliedschaft | Ein Lesefenster auf den Fortschritt |
Die letzte Zeile ist der Unterschied, den der Beitrag Wer darf was sehen? ausführt: Mitglieder arbeiten mit, Freigaben lassen zusehen. Der Kunde bekommt kein Konto im Betrieb, sondern ein Fenster auf sein Projekt — beschrieben im Beitrag Stundennachweis für den Kunden.
Was dabei wegfällt
Nicht die Arbeit, sondern die Übersetzung dazwischen:
- Kein Abtippen von Stundenzetteln.
- Keine zweite Liste, die neben den Belegen geführt wird.
- Kein Rückfragen zu Positionen, die drei Wochen alt sind.
- Keine getrennte Fassung des Stundennachweises für den Kunden.
Vier Leute arbeiten an einem Vorgang, und der Vorgang bleibt einer.
Die Einrichtung
Der Aufwand liegt einmalig am Anfang und ist überschaubar:
- Zugänge buchen für die Mitarbeiter — siehe Zugänge fürs Team buchen.
- Rollenvorlagen anlegen: Zeiterfasser, Lager, Büro. Drei genügen für den Anfang.
- Zuweisen: Jeder bekommt seine Vorlage und seinen Geltungsbereich.
- Nummernkreise prüfen: je Belegart ein eigener Kreis.
Danach läuft der Betrieb, und neue Projekte brauchen nur noch die Zuweisung.
So läuft das in Timelane
Timelane führt alle acht Belegarten mit eigenen Nummernkreisen und lässt sie auseinander hervorgehen: Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung. Zeiten hängen an den Aufgaben desselben Projekts. Wer welchen Ausschnitt sieht, steht unter Zugriff und lässt sich am Projekt selbst ändern. Die Rechnung am Ende ist eine normkonforme E-Rechnung nach EN 16931.
Fazit
Ein Auftrag mit vier Beteiligten ist kein größerer Fall, sondern derselbe Fall mit mehr Händen. Was er braucht, ist ein gemeinsamer Ort für den Vorgang und ein sauberer Zuschnitt, wer davon was sieht. Dann entsteht am Ende ein Beleg — und nicht die Rekonstruktion von vier Zetteln.
Richten Sie Ihren Betrieb in Timelane ein und lesen Sie in Wer darf was sehen?, wie die Zuweisungen dafür aussehen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.