Sobald mehr als eine Person Stunden erfasst, stellt sich eine Frage, die vorher keine war: Was ist eine Stunde wert? Die Antwort ist selten eine einzige Zahl — sie hängt an der Person, am Projekt oder an der Tätigkeit. Dieser Beitrag ordnet, wo der Satz sinnvollerweise hängt und was daraus für die Abrechnung folgt.
Vier Orte für einen Satz
Am Betrieb. Ein Standardsatz für alles. Einfach, und für kleine Betriebe mit einheitlicher Leistung oft ausreichend.
Am Kunden. Ein Satz, der für alle Projekte dieses Kunden gilt — typisch bei Rahmenverträgen mit verhandeltem Preis.
Am Projekt. Der häufigste Fall. Das Projekt ist die Einheit, über die verhandelt wurde, und damit die natürliche Stelle für den Preis.
An der Aufgabe. Der genaueste Zuschnitt: Beratung, Montage und Dokumentation haben unterschiedliche Sätze, obwohl sie im selben Projekt liegen.
In der Praxis bewährt sich eine Staffelung: Der Satz am Projekt gilt, solange die Aufgabe keinen eigenen trägt. So bleibt der Regelfall ein einziger Eintrag, und die Ausnahme braucht keinen zweiten Vertrag.
Der Satz der Person und der Satz der Leistung
Zwei Zahlen werden im Alltag gerne vermischt, und sie beantworten verschiedene Fragen:
| Zahl | Frage | Wofür sie zählt |
|---|---|---|
| Verrechnungssatz | Was zahlt der Kunde? | Rechnung an den Kunden |
| Einkaufssatz | Was kostet mich die Stunde? | Gutschrift an den Subunternehmer, Kalkulation |
Bei eigenen Mitarbeitern ist der zweite Wert eine Kalkulationsgröße. Bei Subunternehmern ist er ein echter Preis — und wird zum Betrag auf der Gutschrift, wie im Beitrag Subunternehmer abrechnen beschrieben.
Dieselbe Zeitzeile trägt damit zwei Beträge und erzeugt zwei Belege: die Gutschrift an den Leistenden und die Rechnung an den Endkunden. Die Differenz ist Ihre Marge, und sie ist ohne Nebenrechnung sichtbar.
Wer den Satz sehen darf
Ein Satz ist eine Information mit Publikum, und das ist selten dasselbe:
- Der Mitarbeiter braucht ihn in der Regel nicht, um Zeit zu erfassen.
- Der Subunternehmer kennt seinen eigenen — er hat ihn verhandelt.
- Der Auftraggeber sieht ihn nur, wenn Sie es entscheiden. Bei der Projektfreigabe ist das eine Einstellung je Aufgabe, siehe Stundennachweis für den Kunden.
- Das Büro braucht ihn für die Abrechnung.
Die Rollenvorlagen aus dem Beitrag Wer darf was sehen? sind der Ort, an dem diese Frage einmal beantwortet wird — statt bei jeder Zuweisung neu.
Was sich rechnet, bevor abgerechnet wird
Sobald Sätze an den Zeilen hängen, beantworten sich Fragen laufend statt am Monatsende:
- Wie viel ist im Projekt schon aufgelaufen? Summe der erfassten Stunden mal Satz.
- Wie weit ist das Budget? Vergleich gegen den vereinbarten Rahmen — das Gespräch findet statt, solange es noch etwas zu steuern gibt.
- Was ist noch offen? Zeilen, die noch auf keinem Beleg gelandet sind.
Der dritte Punkt ist der wichtigste, und er ist ein Zustand an der Zeile, keine Erinnerung: Eine abgerechnete Stunde darf auf keiner zweiten Rechnung erscheinen.
Änderungen und ihre Wirkung
Wenn ein Satz steigt, stellt sich die Frage, ab wann. Die saubere Antwort: ab dem Zeitpunkt der Änderung, nicht rückwirkend. Bereits erfasste Zeilen behalten den Wert, mit dem sie gebucht wurden, sonst ändern sich rückwirkend Beträge, über die längst gesprochen wurde.
Für Preiserhöhungen bewährt sich der Schnitt zum Projektwechsel oder zum Jahresanfang — beides sind Termine, die der Kunde ohnehin erwartet.
So läuft das in Timelane
In Timelane hängen die Sätze am Projekt und, wo nötig, an der einzelnen Aufgabe. Die erfassten Zeiten übernehmen den gültigen Satz, und aus derselben Liste entstehen anschließend die Belege — die Rechnung an den Kunden und, wo mit Subunternehmern gearbeitet wird, die Gutschrift an den Leistenden. Ob der Satz in einer Projektfreigabe mitgeht, entscheiden Sie je Aufgabe.
Fazit
Der Ort des Stundensatzes entscheidet darüber, wie viel Handarbeit die Abrechnung macht. Am Projekt mit Ausnahme an der Aufgabe deckt fast alle Fälle ab; die Trennung zwischen Verrechnungs- und Einkaufssatz macht aus einer Zeitzeile zwei Belege. Und wer Änderungen ab dem Stichtag wirken lässt, diskutiert nie über Beträge aus dem letzten Quartal.
Setzen Sie Ihre Sätze in Timelane und lesen Sie in Zeiterfassung für Mitarbeiter, wie die Zeilen dorthin kommen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.