Sobald mehr als eine Person im Betrieb arbeitet, stellt sich die Frage, wer was sehen darf. Die Antwort darauf entscheidet über zwei unangenehme Ausgänge: Entweder sieht jemand mehr, als ihn angeht, oder er sieht zu wenig und muss ständig fragen. Dieser Beitrag beschreibt ein Modell, das beides vermeidet — und das mit vier Ebenen und einer einzigen Regel auskommt.
Die Regel: zuteilen statt abziehen
Es gibt zwei Wege, Berechtigungen zu bauen.
Von oben mit Löchern. Jeder sieht erst einmal alles, danach wird einzeln entzogen. Das ist bequem beim Einrichten und gefährlich im Betrieb: Jedes neue Projekt ist standardmäßig sichtbar, und ob irgendwo ein Loch fehlt, merkt man erst, wenn jemand etwas gesehen hat.
Von unten mit Zuteilung. Niemand sieht etwas, bis es ihm zugewiesen wird. Rollen summieren sich; was nicht zugewiesen ist, bleibt außen vor. Das ist beim Einrichten etwas mehr Arbeit und im Betrieb die verlässlichere Variante — vor allem, weil neue Daten nicht automatisch sichtbar werden.
Der zweite Weg ist der, den dieser Beitrag beschreibt.
Die vier Ebenen
Zugriff hängt immer an einem Gegenstand. Vier Ebenen decken die Fälle ab, die im Alltag vorkommen:
| Ebene | Wofür sie gedacht ist |
|---|---|
| Ganzer Bereich | Die Bürokraft, die alles bearbeitet. Neue Kunden und Projekte sind automatisch dabei. |
| Kunde | Der Betreuer eines Großkunden — alle Projekte dieses Kunden, auch die künftigen. |
| Projekt | Der Regelfall: Mitarbeit an einem konkreten Vorhaben. |
| Aufgabe | Der schmalste Zuschnitt, etwa für einen Spezialisten mit einem einzigen Arbeitspaket. |
Die oberste Ebene ist die wichtigste Ergänzung. Ohne sie hieße „darf alles sehen", die Rolle je Kunde zu vergeben — eine Momentaufnahme, die still veraltet, sobald ein Kunde dazukommt.
Rolle und Geltungsbereich sind zwei Dinge
Eine Zuweisung besteht aus zwei Teilen, und sie getrennt zu halten erspart viel Verwaltung:
- Die Rolle sagt, was jemand tun darf: Zeiten erfassen, Belege sehen, Stammdaten pflegen. Sie ist als Vorlage einmal definiert und wird wiederverwendet.
- Der Geltungsbereich sagt, worauf. Er hängt an der Zuweisung, nicht an der Vorlage.
Dieselbe Vorlage „Zeiterfasser" gilt damit für Projekt A wie für Kunde B — ohne dass es zwei Vorlagen braucht. Wer neue Leute aufnimmt, wählt eine bestehende Vorlage und setzt den Bereich.
Geerbte Berechtigungen sichtbar halten
Der häufigste Ärger in solchen Systemen ist nicht die zu weite Berechtigung, sondern die unsichtbare. Jemand entzieht einer Person den Zugriff auf ein Projekt, die Person sieht es weiterhin — weil sie ihn über eine höhere Ebene ohnehin hat.
Deshalb gehört an jedes Objekt nicht nur die Liste der direkten Zuweisungen, sondern auch die der geerbten, samt Begründung: „sieht das über die Zuweisung für den ganzen Bereich". Ohne diese Zeile entsteht genau der Fehlerbericht, den niemand gebrauchen kann.
Ein Zuschnitt für die häufigsten Rollen
- Mitarbeiter im Projekt — Zeiterfassung auf den zugewiesenen Projekten. Kein Bedarf an Stammdaten oder Belegen.
- Bürokraft — ganzer Bereich, dazu Belege und Stammdaten. Sie muss auch das sehen, was morgen angelegt wird.
- Kundenbetreuer — Zuweisung auf Kundenebene, damit neue Projekte dieses Kunden automatisch dabei sind.
- Subunternehmer — Zuweisung auf genau das Projekt, an dem er arbeitet. Details dazu im Beitrag Subunternehmer abrechnen.
- Auftraggeber — überhaupt keine Mitgliedschaft, sondern eine Freigabe, wie im Beitrag Stundennachweis für den Kunden beschrieben.
Die letzte Zeile ist der wichtige Unterschied: Mitglieder arbeiten mit, Freigaben lassen zusehen. Wer beides trennt, muss nie abwägen, wie viel Zugang ein Kunde bekommen soll.
So läuft das in Timelane
In Timelane liegt der Überblick unter Zugriff, die Handlung am Objekt: Projekt und Kunde tragen einen Knopf „Zugriff", der zeigt, wer diesen Gegenstand sieht — direkte Zuweisungen zum Entfernen, geerbte mit Begründung und Verweis auf ihre Quelle. Zuschalten geht über eine Rollenvorlage, sodass die Berechtigung benannt ist und nicht geraten wird. Die vier Ebenen stehen dabei nebeneinander: ganzer Bereich, Kunde, Projekt, Aufgabe.
Fazit
Ein Berechtigungsmodell taugt so viel wie seine Nachvollziehbarkeit. Zuteilen statt abziehen sorgt dafür, dass neue Daten nicht versehentlich sichtbar werden; sichtbare Vererbung sorgt dafür, dass niemand einen Entzug vermutet, den es nicht gibt. Vier Ebenen genügen, um vom einzelnen Arbeitspaket bis zum ganzen Betrieb alles abzudecken.
Richten Sie Rollen und Bereiche in Timelane ein und lesen Sie in Zeiterfassung für Mitarbeiter, was Ihre Mitarbeiter damit tun.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.