Wer Aufträge mit Subunternehmern abwickelt, kennt den zähen Teil: Am Monatsende kommen Rechnungen in unterschiedlicher Form, mit anderen Bezeichnungen als im eigenen Angebot und manchmal mit Stunden, die niemand mehr zuordnen kann. Das Gutschriftverfahren dreht die Richtung um — und passt genau dann, wenn der Auftraggeber ohnehin weiß, was geleistet wurde.
Was eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist
Zunächst eine Klarstellung, weil das Wort doppelt belegt ist. Im Alltag heißt „Gutschrift" oft die Korrektur einer zu hohen Rechnung. Gemeint ist hier etwas anderes: die Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Der Auftraggeber stellt den Beleg über die Leistung aus, die er selbst empfangen hat — mit ausgewiesener Umsatzsteuer, die der Auftragnehmer schuldet.
Das setzt zwei Dinge voraus:
- Eine Vereinbarung zwischen beiden Seiten, dass so abgerechnet wird. Sie gehört in den Vertrag oder in eine ausdrückliche Absprache.
- Der Beleg muss sich selbst als Gutschrift bezeichnen. Das Wort ist eine Pflichtangabe.
Widerspricht der Empfänger der Gutschrift, verliert sie ihre Wirkung. In der Praxis ist das der Grund, warum die Abstimmung über die Leistung vor dem Beleg stattfinden sollte, nicht danach.
Warum sich der Aufwand lohnt
Der Vorteil liegt beim Auftraggeber, und zwar in der Datenlage. Er weiß, welche Stunden auf welches Projekt gebucht wurden, weil sie in seinem Bereich entstanden sind. Daraus entstehen zwei Belege aus einer Datenquelle:
- die Gutschrift an den Subunternehmer über dessen Leistung, und
- die Rechnung an den Endkunden über die Gesamtleistung.
Beide greifen auf dieselben Zeitzeilen zu. Damit fällt der Abgleich weg, der sonst zwischen Eingangsrechnung und eigener Kalkulation stattfindet — und mit ihm die Diskussion über Stunden, die zwei Wochen zurückliegen.
Wie die Stunden dorthin kommen
Damit das funktioniert, braucht der Subunternehmer eine Möglichkeit, in den Bereich des Auftraggebers zu buchen. Genau das leistet die Mitgliedschaft aus dem Beitrag Zeiterfassung für Mitarbeiter: Der Auftragnehmer wird als Mitglied eingeladen und bekommt genau die Projekte zugewiesen, an denen er arbeitet.
Die gebuchte Zeile liegt danach beim Auftraggeber — dort, wo sie abgerechnet wird — und trägt den Auftragnehmer als Urheber. Diese beiden Eigenschaften zusammen sind die ganze Mechanik: Der Auftraggeber sieht die Leistung sofort, und die Zuordnung zur Person bleibt für die Gutschrift erhalten.
Wer dem Subunternehmer den Zugang stellen möchte, findet den Weg dazu im Beitrag Zugänge fürs Team buchen.
Was auf die Gutschrift gehört
Eine Gutschrift trägt die Pflichtangaben einer Rechnung, mit vertauschten Rollen:
| Angabe | Besonderheit |
|---|---|
| Bezeichnung | Das Wort Gutschrift muss auf dem Beleg stehen |
| Aussteller | Der Auftraggeber, also der Leistungsempfänger |
| Empfänger | Der Auftragnehmer, also der Leistende |
| Steuernummer / UID | Die des Leistenden, also des Auftragnehmers |
| Nummer | Aus dem Nummernkreis des Ausstellers, fortlaufend |
| Leistungsbeschreibung und -zeitraum | Wie bei jeder Rechnung |
| Entgelt und Steuerbetrag | Der Auftragnehmer schuldet die ausgewiesene Steuer |
Bei Bauleistungen kommt häufig die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzu. Dann trägt der Beleg den entsprechenden Hinweis statt eines Steuerbetrags. Welche Konstellation bei Ihnen gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
So läuft das in Timelane
In Timelane laden Sie Ihren Subunternehmer als Mitglied ein und weisen ihm das Projekt zu. Er bucht seine Zeiten dort, wo der Auftrag liegt; die Zeilen tragen ihn als Urheber. Aus derselben Liste erzeugen Sie anschließend beides: die Gutschrift an den Auftragnehmer über seine Stunden und die Rechnung an den Endkunden über die Gesamtleistung. Beide Belege laufen über eigene Nummernkreise und lassen sich als normkonforme E-Rechnung nach EN 16931 ausgeben.
Fazit
Das Gutschriftverfahren verlagert die Abrechnung dorthin, wo die Information ohnehin liegt. Wer die Stunden seiner Subunternehmer im eigenen Bereich sieht, schreibt daraus zwei Belege statt einen zu prüfen — und beendet die monatliche Rückfrage, welche Stunde nun wozu gehörte.
Richten Sie Ihre Subunternehmer in Timelane ein, lesen Sie in Zugänge fürs Team buchen, wie der Zugang dorthin kommt, und prüfen Sie Ihre Belege im kostenlosen E-Rechnungs-Validator.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.