Die Idee aus dem Beitrag Zeiterfassung für Mitarbeiter hat einen praktischen Haken, sobald man sie umsetzen will: Ein Mitglied im Team braucht ein eigenes Konto. Fünf Mitarbeiter einzuladen hieße also, fünf Leute dazu zu bringen, sich privat etwas zuzulegen. Das macht niemand. Deshalb ist die Frage, wer zahlt, von der Frage, wem das Konto gehört, getrennt worden.
Der Grundsatz
Der Betrieb bucht den Zugang. Das Konto läuft trotzdem auf den Mitarbeiter.
Das ist mehr als eine Verwaltungsfrage. Ein Zugang, der dem Mitarbeiter gehört, gibt ihm einen vollwertigen eigenen Bereich — mit eigenen Kunden, eigenen Projekten und eigenen Belegen, falls er so etwas führt. Für den Betrieb ändert das nichts an der Zusammenarbeit; er bezahlt einen Zugang und bekommt ein Teammitglied, das buchen kann.
Wie es abläuft
- Einladen. Der Betrieb lädt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in seinen Bereich ein.
- Zugang buchen. Beim Bezahlen sind zwei Personen im Spiel: der Zahler — der Betrieb, mit seiner Karte und seiner Rechnung — und der Begünstigte, auf dessen Konto der Zugang läuft.
- Rolle zuweisen. Der Mitarbeiter bekommt eine Rollenvorlage und einen Geltungsbereich: ein Projekt, ein Kunde oder der ganze Bereich.
- Arbeiten. Ab hier bucht der Mitarbeiter selbst.
Die Rechnung für den Zugang geht an den Betrieb. In der Übersicht steht, wofür bezahlt wird, mit einem Knopf zum Beenden — der Posten bleibt also sichtbar und lässt sich jederzeit prüfen.
Was der Mitarbeiter selbst entscheiden darf
Der Mitarbeiter ist in seinem Konto der Eigentümer. Er kann seinen Tarif jederzeit selbst wählen — dann allerdings auf eigene Rechnung. Kauft er selbst, endet der vom Betrieb gebuchte Zugang; der Betrieb zahlt nicht weiter für etwas, das der Mitarbeiter bereits bezahlt.
Diese Trennung ist bewusst streng gezogen. Wer bucht, bezahlt auch — eine Bestellung, die auf einer fremden Karte landet, wäre in jeder Richtung ein Ärgernis.
Wie es endet
Drei Wege, alle mit demselben Ergebnis für die Daten:
| Ereignis | Was passiert |
|---|---|
| Der Betrieb beendet den Zugang in seiner Übersicht | Der Zugang läuft aus, der Mitarbeiter fällt auf den Standardtarif |
| Der Mitarbeiter kauft selbst | Der gebuchte Zugang endet, der neue läuft auf seine Karte |
| Der Betrieb entfernt das Mitglied | Rückfrage, danach dasselbe wie oben |
Beendet wird der Zugang, nicht das Konto. Der Mitarbeiter behält seine Daten und fällt auf den Standardtarif zurück — dieselbe Regel wie bei jeder anderen Beendigung.
Und für den Betrieb gilt die Gegenrichtung genauso: Was der Mitarbeiter in den Bereich des Betriebs gebucht hat, bleibt dort. Gebuchte Stunden und ausgestellte Belege gehören dem Bereich, in dem sie entstanden sind, und wandern nicht mit dem Zugang hinaus.
Wofür das den Ausschlag gibt
Der Fall, der bisher unbequem war, ist genau der häufigste: der Chef mit drei bis fünf Leuten, die alle Stunden erfassen und von denen keiner Lust hat, sich privat um eine Software zu kümmern. Diese Konstellation ist jetzt eine Sache von wenigen Minuten — einladen, buchen, Rolle setzen.
Für Betriebe mit Subunternehmern gilt dasselbe Muster, nur mit anderer Begründung: Wer einen Zugang stellt, macht dem Auftragnehmer das Buchen leicht und bekommt dadurch Stunden, die tatsächlich zeitnah erfasst sind.
So läuft das in Timelane
In Timelane buchen Sie Zugänge für Ihre Mitarbeiter direkt aus dem Bereich Zugriff heraus. Sie sehen dort die Liste aller Zugänge, die auf Ihre Rechnung laufen, mit dem jeweiligen Mitglied und einem Knopf zum Beenden. Die Rollenvorlage und der Geltungsbereich stehen daneben, sodass Einladung, Bezahlung und Berechtigung an einem Ort zusammenkommen.
Fazit
Ein Team-Werkzeug ist nur so brauchbar wie sein umständlichster Schritt. Solange jeder Mitarbeiter selbst kaufen musste, war das der Schritt, an dem alles hängenblieb. Wer zahlt und wem das Konto gehört, sind jetzt zwei getrennte Fragen — und damit ist die Einrichtung eines Teams eine Sache von Minuten statt von Überzeugungsarbeit.
Richten Sie Ihr Team in Timelane ein und lesen Sie in Zeiterfassung für Mitarbeiter, wie aus den gebuchten Stunden anschließend die Abrechnung wird.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.