In vielen Betrieben liegt zwischen der geleisteten Stunde und der Rechnung eine Übersetzung: Der Mitarbeiter notiert seine Zeiten, jemand im Büro überträgt sie in eine Tabelle, am Monatsende wird daraus mühsam eine Abrechnung gebaut. Jede dieser Stationen kostet Zeit und erzeugt Rückfragen. Dieser Beitrag zeigt, wie derselbe Weg ohne Zwischenschritte funktioniert: Der Mitarbeiter bucht auf die Aufgabe, und dieselbe Zeile wird später abgerechnet.
Das Grundprinzip: eine Zeile, zwei Leser
Erfasste Zeit hat zwei Adressaten. Der Mitarbeiter trägt sie ein, weil er beschreibt, woran er gearbeitet hat. Der Betrieb liest sie, weil daraus eine Position auf einem Beleg wird. Sobald beide dieselbe Zeile benutzen, verschwindet die Übertragung — und mit ihr die häufigste Fehlerquelle in der Abrechnung von Leistung.
Damit das trägt, gehören drei Dinge zusammen:
- Die Aufgabe, auf die gebucht wird. Sie hängt an einem Projekt, das Projekt an einem Kunden. Damit ist von Anfang an klar, wohin die Stunde später abgerechnet wird.
- Der Urheber. Wer die Zeit gebucht hat, bleibt an der Zeile sichtbar. Das ist für die Rückfrage wichtig und für die Auswertung.
- Der Satz. Was die Stunde wert ist, hängt am Projekt oder an der Aufgabe, nicht am Zuruf.
Was der Mitarbeiter sieht
Ein Mitarbeiter braucht keinen Zugang zu allem. Er braucht die Projekte, an denen er arbeitet, und die Möglichkeit, dort Zeit zu buchen. Alles andere — Kundenstammdaten, Umsätze, offene Rechnungen — gehört nicht zu seiner Aufgabe und sollte deshalb auch nicht auf seinem Bildschirm stehen.
Praktisch heißt das: Zugriff wird zugeteilt, nicht vererbt. Wer ein Projekt zugewiesen bekommt, sieht dieses Projekt. Wer den ganzen Bereich zugewiesen bekommt, sieht ihn samt allem, was künftig dazukommt. Zwischen diesen beiden Enden liegen Kunde und einzelne Aufgabe als weitere Stufen.
Was der Betrieb daraus macht
Am Ende des Zeitraums stehen die gebuchten Stunden bereit, sortiert nach Projekt und Aufgabe. Aus dieser Liste entsteht die Rechnung — mit den Positionen, die tatsächlich gearbeitet wurden, und mit den Sätzen, die am Projekt hinterlegt sind.
Drei Punkte lohnen dabei die Aufmerksamkeit:
- Abgerechnet oder offen. Eine Zeitzeile, die auf einer Rechnung gelandet ist, darf auf keiner zweiten erscheinen. Dieser Zustand gehört an die Zeile selbst.
- Die Beschreibung ist die Position. Was der Mitarbeiter als Tätigkeit notiert, liest später der Kunde. Ein Satz zur Erwartung an diese Beschreibung erspart später Redigieren.
- Der Zeitraum ist ein Rechnungsfeld. Leistungszeitraum gehört auf den Beleg und in die strukturierten Daten der E-Rechnung.
Aufzeichnen ist ohnehin Pflicht
Arbeitszeiten sind aufzuzeichnen — in Österreich nach dem Arbeitszeitgesetz, in Deutschland inzwischen ebenso. Beide Regelwerke verlangen die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeit und ihre Aufbewahrung. Wer die Erfassung ohnehin führt, kann sie gleich so führen, dass sie zwei Zwecken dient: der Aufzeichnungspflicht und der Abrechnung.
So läuft das in Timelane
In Timelane laden Sie Ihre Mitarbeiter in Ihren Bereich ein. Jeder bekommt über eine Rollenvorlage genau den Ausschnitt zugewiesen, den er braucht — vom einzelnen Projekt bis zum ganzen Bereich. Gebuchte Stunden liegen dort, wo die Arbeit stattfindet, mit sichtbarem Urheber. Aus denselben Zeilen entsteht anschließend die Projektrechnung, wahlweise als normkonforme E-Rechnung nach EN 16931 mit Zahlungs-QR.
Die Zuweisung selbst dauert einen Moment: Mitglied einladen, Vorlage wählen, Geltungsbereich setzen. Ab dann bucht der Mitarbeiter selbst, und im Büro entsteht keine zweite Liste mehr.
Fazit
Der Weg von der Stunde zur Rechnung ist kurz, wenn beide Seiten dieselbe Zeile benutzen. Was es dafür braucht, ist kein größeres Werkzeug, sondern ein geteilter Bereich mit sauber zugeschnittenem Zugriff: Der Mitarbeiter sieht seine Projekte, der Betrieb sieht die Summe — und die Abrechnung liest, was ohnehin schon dasteht.
Legen Sie mit Timelane los und erfassen Sie Zeiten dort, wo später abgerechnet wird.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.