XRechnung erstellen: Schritt für Schritt

Wenn Sie eine XRechnung erstellen möchten, brauchen Sie mehr als ein hübsches PDF. Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein reines PDF oder ein Scan zählt ausdrücklich nicht als E-Rechnung. Dieser Leitfaden führt Sie in klaren Schritten durch die Voraussetzungen, die Pflichtfelder, die Wahl der Syntax und die abschließende Prüfung.

Was ist eine XRechnung überhaupt?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die die Vorgaben der EN 16931 umsetzt. Sie ist der Standard für den öffentlichen Auftraggeber (B2G) in Deutschland und funktioniert genauso im B2B-Bereich. Anders als bei ZUGFeRD gibt es kein sichtbares PDF: Die gesamte Rechnung steckt in strukturierten Feldern, die eine Software maschinell auslesen kann.

Zwei Syntaxen sind dabei zugelassen, weil die EN 16931 beide erlaubt:

• CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)
• UBL (OASIS Universal Business Language)

Beide sind gültige XRechnungen. Welche Sie wählen, hängt vom Empfänger ab (dazu unten mehr).

Schritt 1: Voraussetzungen klären

Bevor Sie loslegen, prüfen Sie ein paar Rahmenbedingungen:

1. Betrifft mich die Pflicht? Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht beginnt gestaffelt: ab dem 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 für alle. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsphase.
2. Gibt es Ausnahmen? Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen, sind vom Ausstellen aber befreit.
3. Welche Stammdaten fehlen noch? Halten Sie Ihre vollständigen Absenderdaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und die korrekten Empfängerdaten bereit.

Schritt 2: Pflichtfelder zusammenstellen

Die EN 16931 verlangt einen festen Satz an Angaben. Ohne diese Felder ist die Datei nicht konform. Zu den wichtigsten Pflichtangaben gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungs- bzw. Lieferzeitpunkt
• Menge und Art der Leistung je Position
• Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• Eine Käuferreferenz (Buyer Reference) – bei B2G die Leitweg-ID

Achten Sie besonders auf konsistente Beträge: Die Summe der Positionen muss zu den ausgewiesenen Steuergruppen und zum Gesamtbetrag passen, sonst schlägt die Validierung fehl.

Schritt 3: Syntax wählen – CII oder UBL

Technisch sind beide Syntaxen gleichwertig. In der Praxis entscheidet der Empfänger:

• Viele öffentliche Verwaltungen und Rechnungsportale nennen ihre bevorzugte Syntax in den Einlieferungshinweisen.
• CII ist weit verbreitet und teilt das Datenmodell mit ZUGFeRD, was den Wechsel zwischen den Formaten erleichtert.
• UBL wird von vielen internationalen Systemen und Beschaffungsplattformen genutzt.

Wenn keine Vorgabe existiert, ist CII eine solide Standardwahl. Ihre Rechnungssoftware sollte die Syntax auf Knopfdruck umschalten können.

Schritt 4: Leitweg-ID bei B2G nicht vergessen

Richten Sie die Rechnung an eine öffentliche Stelle, ist die Leitweg-ID Pflicht. Sie adressiert den Empfänger eindeutig innerhalb der Verwaltung und wird im Feld für die Käuferreferenz eingetragen. Ohne korrekte Leitweg-ID weisen die meisten Portale (z. B. ZRE oder OZG-RE) die Rechnung ab. Die ID erhalten Sie vom Auftraggeber; erfinden Sie sie niemals selbst.

Schritt 5: Die XRechnung tatsächlich erzeugen

Sie haben mehrere Wege, das XML zu erstellen:

1. Rechnungssoftware: Ein Tool wie Timelane erzeugt aus Ihren erfassten Leistungen direkt eine konforme XRechnung, inklusive korrekter Steuergruppen und Käuferreferenz.
2. Online-Formular oder Konverter: Für Einzelfälle gibt es Web-Formulare, in die Sie die Daten manuell eintragen.
3. Per API: Wer Rechnungen automatisiert aus einem eigenen System heraus stellen will, nutzt eine REST-Schnittstelle. Timelane kann Rechnungen auch per API erzeugen, sodass keine manuelle Eingabe nötig ist.

Vermeiden Sie es, XML von Hand in einem Texteditor zu schreiben. Die Struktur ist fehleranfällig, und schon ein falscher Steuerschlüssel macht die Datei unbrauchbar.

Schritt 6: Validieren, bevor Sie versenden

Bevor die Rechnung raus geht, prüfen Sie sie gegen die EN-16931-Regeln. So finden Sie fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Beträge, bevor der Empfänger die Rechnung ablehnt.

Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Validator von Timelane prüfen Sie XRechnung im CII- und UBL-Format ohne Anmeldung. Die Datei wird nur im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert. Erst wenn die Validierung sauber durchläuft, ist die Rechnung versandfertig.

Kurz-Checkliste

1. Pflicht und Ausnahmen geklärt
2. Alle Pflichtfelder vollständig
3. Syntax (CII oder UBL) passend zum Empfänger
4. Leitweg-ID bei B2G gesetzt
5. XML aus Software oder API erzeugt
6. Gegen EN 16931 validiert

Nächste Schritte

Vertiefen Sie einzelne Punkte in unseren weiterführenden Beiträgen: zur Leitweg-ID im B2G-Umfeld, zu den Pflichtangaben einer E-Rechnung und zur E-Rechnung per API. Wenn Sie Ihre erste Datei fertig haben, testen Sie sie direkt im E-Rechnungs-Validator.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.