E-Rechnung per API erstellen: Automatisierung für Entwickler

Wer viele Rechnungen ausstellt, will keine XML-Formate von Hand zusammenbauen. Eine E-Rechnung per API zu erstellen bedeutet: Ihr System schickt die Rechnungsdaten als JSON, und die API erzeugt daraus eine fertige, finalisierte und archivierte Rechnung – im gewünschten E-Rechnungs-Format nach EN 16931. In diesem Beitrag zeigen wir am Beispiel der Timelane-API, wie das konkret funktioniert, wie der Request wirklich aussieht und wie Sie das Ergebnis absichern.

Warum eine E-Rechnung API statt manueller Erstellung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF zum Ansehen, sondern ein strukturiertes Format nach EN 16931 im Sinne von § 14 UStG.

Genau hier liegt das Problem bei manueller Erstellung: Die zulässigen Formate ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML) und XRechnung (reines XML) folgen strengen Regeln zu Business Terms (BT) und Business Groups (BG). Ein falsch benanntes Feld oder ein fehlender Steuerbetrag, und die Rechnung ist nicht konform.

Eine API löst das strukturell:

• Automatisierung: Rechnungen entstehen direkt aus Ihrem Shop, ERP oder Abrechnungssystem, ohne Zwischenschritt.
• Konsistenz: Jede Ausgabe folgt denselben Regeln, keine manuelle Fummelei an XML.
• Skalierung: Ob zehn oder zehntausend Rechnungen pro Monat spielt keine Rolle.
• Sichere Nummernkreise: Rechnungsnummer, Finalisierung und revisionssichere PDF-Archivierung passieren in einem Schritt.

So funktioniert die automatische Erzeugung

Bei Timelane wird das E-Rechnungs-Format nicht pro Request gewählt, sondern einmalig am Rechnungs-Template hinterlegt. Das hat einen guten Grund: Format, Steuerbehandlung, Zahlungsangaben und Layout gehören zur Rechnungsvorlage, nicht zu jedem einzelnen Aufruf. Der Ablauf ist damit dreigeteilt:

1. Einmalige Einrichtung. Sie legen Ihre Geschäftsdaten und ein Rechnungs-Template an. Im Template setzen Sie das Feld eInvoiceProfile auf EN16931 (erzeugt eine ZUGFeRD-Datei) oder XRechnung. Dieses Feature ist im Pro-Plan enthalten.
2. Kunden anlegen. Jeder Kunde existiert einmal in Ihrem Account (per POST /api/customers oder über die Oberfläche) und wird später nur noch über seine customerId referenziert.
3. Rechnung erzeugen. Pro Rechnung senden Sie nur noch die Positionen samt Referenzen auf Kunde und Template. Die API zieht die nächste Rechnungsnummer, berechnet die Steuer je Satz-Gruppe (EN 16931, BR-CO-17), erzeugt das Dokument im Template-Format und archiviert die hash-versiegelte PDF.

Beispiel-Request

Jeder Aufruf trägt Ihren API-Schlüssel im Header X-Api-Key. Der Body referenziert Kunde und Template und listet die Positionen:

curl -X POST https://timelane.cloud/api/invoices \
  -H "X-Api-Key: qsp_live_a8f3e2c1b9d4e6f7g8h9i0j1k2l3m4n5" \
  -H "Idempotency-Key: 0c8b3c7e-b3a7-4d2b-9e7b-9a4a3f5d2e1a" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
  "customerId": 42,
  "invoiceTemplateId": 1,
  "issueDate": "2026-06-23T00:00:00Z",
  "dueDate": "2026-07-07T00:00:00Z",
  "introductionText": "Entwicklungsleistungen Juni 2026",
  "customItems": [
    {
      "itemKey": "DEV-01",
      "description": "Entwicklung REST-Schnittstelle Warenwirtschaft",
      "quantity": 32,
      "unit": "Hour",
      "pricePerUnit": 95.00,
      "sortOrder": 1
    },
    {
      "itemKey": "SUP-01",
      "description": "Wartungspauschale Juni 2026",
      "quantity": 1,
      "unit": "Piece",
      "pricePerUnit": 240.00,
      "sortOrder": 2
    }
  ]
}'

Wichtig: Absender-Daten, IBAN und Steuersatz stehen nicht im Request – sie kommen aus Ihren Geschäftsdaten und dem Template. Der Feldwert unit ist ein Enum-Name wie Hour oder Piece, keine UN/ECE-Codeliste.

Aus diesen Daten berechnet die API die Zeilen-Nettobeträge (32 × 95,00 = 3.040,00 €; 1 × 240,00 = 240,00 €) und das Netto von 3.280,00 €. Auf den Steuersatz des Templates (etwa 19 %) ergeben sich 623,20 € Umsatzsteuer und 3.903,20 € brutto. Zurück kommt eine finalisierte Rechnung inklusive pdfUrl und taxBreakdown; das E-Rechnungs-XML ist im erzeugten Dokument enthalten – als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung, je nach Template-Profil.

Preis und Einstieg

API-Zugang ist im Pro-Plan für 11,99 € pro Monat enthalten – zusammen mit der E-Rechnungs-Ausgabe (ZUGFeRD und XRechnung). Damit erzeugen Sie normkonforme Dokumente programmatisch, ohne eigene XML-Bibliotheken pflegen zu müssen. Die vollständige Endpunkt- und Feldbeschreibung – inklusive einer fertigen Bruno-Collection zum Ausprobieren – finden Sie in der API-Referenz.

Nach dem Erzeugen: validieren

Erzeugen ist die eine Hälfte, prüfen die andere. Bevor Sie eine Rechnung an den Empfänger senden, sollten Sie sie gegen die EN-16931-Regeln validieren. Der kostenlose E-Rechnungs-Validator von Timelane prüft ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (CII und UBL) ohne Anmeldung und ausschließlich im Arbeitsspeicher. So sehen Sie sofort, ob ein Pflichtfeld fehlt oder ein Betrag nicht stimmt.

Wenn Sie speziell in das B2G-Format einsteigen wollen, hilft der Beitrag XRechnung erstellen weiter.

Fazit

Eine E-Rechnung per API zu erstellen nimmt Entwicklern die fehleranfällige Handarbeit ab: Format und Steuerbehandlung liegen im Template, Sie liefern pro Rechnung nur noch Kunde und Positionen, und die API kümmert sich um Nummer, XML und Archivierung. Der Validator bestätigt das Ergebnis. Starten Sie mit der API-Referenz und prüfen Sie Ihre erste Rechnung im Validator.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.