Welche E-Rechnung Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, entscheidet darüber, ob sie überhaupt gültig ist. Denn eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 im Sinne von § 14 UStG, kein PDF zum Ansehen. Fehlt ein Pflichtfeld, besteht das Dokument die Validierung nicht. Dieser Beitrag liefert eine praktische Checkliste, geordnet nach den Business Terms (BT) der Norm.
Warum die Pflichtangaben so genau geregelt sind
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht für E-Rechnungen, die Ausstellungspflicht folgt ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) und ab 2028 für alle. Zulässig sind die Formate ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931 aufwärts) und XRechnung. Beide bilden dieselben Datenfelder ab, die die EN 16931 als Business Terms (BT) und Business Groups (BG) definiert. Nur wenn alle Pflicht-BT gefüllt sind, gilt die Rechnung als konform.
Checkliste der Pflichtangaben
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Pflichtfelder mit ihrem BT-Bezug zusammen:
| Pflichtangabe | Bezug | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | Eindeutige Kennung der Rechnung |
| Rechnungsdatum | BT-2 | Ausstellungsdatum |
| Verkäufername | BG-4 / BT-27 | Name des leistenden Unternehmens |
| Verkäuferanschrift | BG-5 | Straße, PLZ, Ort, Land |
| Verkäufer-USt-IdNr. | BT-31 | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden |
| Käufername | BG-7 / BT-44 | Name des Rechnungsempfängers |
| Käuferanschrift | BG-8 | Straße, PLZ, Ort, Land |
| Leistungsbeschreibung | BT-153 | Bezeichnung der Position |
| Menge und Einheit | BT-129 / BT-130 | Abgerechnete Menge mit Maßeinheit |
| Netto-Einzelbetrag | BT-146 | Einzelpreis der Position (netto) |
| Netto-Zeilenbetrag | BT-131 | Zeilensumme (netto) |
| Steuersatz und -kategorie | BT-152 / BT-151 | Prozentsatz und Steuerkategorie je Position |
| Steuerbetrag | BT-117 | Ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag je Kategorie |
| Gesamtsummen | BG-22 | Netto-, Steuer- und Bruttogesamtbetrag |
| Fälligkeitsdatum | BT-9 | Datum, bis zu dem die Zahlung fällig ist |
| Zahlungsbedingungen | BT-20 / BG-16 | Zahlungsbedingungen und Zahlungsangaben (z. B. Bankverbindung) |
Verkäufer- und Käuferdaten im Detail
Zu den Parteien gehören jeweils Name und vollständige Anschrift. Verfügt das Unternehmen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, muss diese ebenfalls angegeben werden. Diese Angaben identifizieren eindeutig, wer die Leistung erbracht und wer sie bezogen hat.
Positionen und Beträge
Jede Rechnungsposition braucht eine Leistungsbeschreibung, Menge und Einheit sowie den Netto-Einzelbetrag. Daraus ergibt sich der Netto-Zeilenbetrag. Auf Dokumentebene folgen die Netto-Gesamtsumme, der Steuerbetrag je Steuerkategorie und der Bruttogesamtbetrag. Steuersatz und Steuerkategorie müssen zueinander passen, sonst schlägt die rechnerische Prüfung fehl.
Zusatzpflicht bei B2G: die Leitweg-ID
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Business-to-Government, B2G) laufen über das Format XRechnung, den B2G-Standard. Hier ist die Leitweg-ID verpflichtend. Sie adressiert den zuständigen Empfänger in der Verwaltung und muss korrekt im dafür vorgesehenen Feld stehen. Ohne gültige Leitweg-ID nimmt die Verwaltung die Rechnung nicht an.
XRechnung ist reines XML (in CII oder UBL), während ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML ist. Die Pflichtfelder sind in beiden Fällen dieselben.
Was passiert bei fehlenden Pflichtfeldern
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist ein Betrag nicht schlüssig, besteht die Rechnung die Validierung nicht. Der Empfänger kann sie ablehnen, und im Zweifel ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Deshalb sollten Sie jede E-Rechnung vor dem Versand prüfen.
Der kostenlose E-Rechnungs-Validator von Timelane prüft ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (CII und UBL) gegen die EN-16931-Regeln, ohne Anmeldung und ausschließlich im Arbeitsspeicher. Sie laden die Datei hoch und sehen sofort, welche Pflichtfelder fehlen oder welche Beträge nicht zusammenpassen.
Weiterlesen
- Grundlagen zur Norm: Was ist EN 16931?
- Typische Stolperfallen: Häufige E-Rechnung-Fehler
- Direkt prüfen: E-Rechnung prüfen
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Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.
