Die E-Rechnungspflicht 2025 ist der Startschuss für einen mehrjährigen Umstieg im deutschen B2B-Geschäft. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt in den Jahren danach. Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung überhaupt ist, wer betroffen ist, welche Fristen gelten und welche To-dos jetzt anstehen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein Rechnungsbeleg in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 UStG). Entscheidend ist das Wort "strukturiert": Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor, sodass sie ohne manuelle Erfassung weiterverarbeitet werden können.
Wichtig zur Abgrenzung: Eine reine PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch dann nicht, wenn sie per E-Mail verschickt wird. Erst ein normkonformes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erfüllt die Anforderungen. Mehr zu den Unterschieden dieser Formate lesen Sie in ZUGFeRD vs. XRechnung.
Wer ist betroffen?
Die Regelungen gelten für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Betroffen sind also nahezu alle Unternehmen, Freelancer und Selbstständigen, die Leistungen an andere Unternehmen in Deutschland abrechnen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.
Ein zentraler Punkt: Die Empfangsfähigkeit betrifft seit 2025 bereits alle – unabhängig von Größe oder Umsatz. Wer heute noch keine E-Rechnungen entgegennehmen kann, ist bereits im Verzug. Wie das technisch und organisatorisch funktioniert, beschreibt der Beitrag E-Rechnung empfangen.
Alle Fristen im Überblick
Der Gesetzgeber hat den Übergang bewusst gestaffelt, damit Unternehmen Zeit zur Umstellung haben. Diese Termine sollten Sie kennen:
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| bis Ende 2026 | Mit Zustimmung des Empfängers dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden |
| ab 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 € |
| ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen |
Die stufenweise Ausstellungspflicht geht auf das Wachstumschancengesetz zurück. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung: Wer weiterhin Papier oder PDF verschicken möchte, braucht dafür die Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 zählt dann der Umsatzschwellenwert von 800.000 €, ab 2028 sind grundsätzlich alle in der Pflicht.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind insbesondere:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto – hier bleibt Papier oder PDF zulässig.
- Fahrausweise gelten ebenfalls als Ausnahme.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit.
Ein wichtiger Hinweis für Kleinunternehmer: Von der Ausstellungspflicht befreit zu sein bedeutet nicht, dass Sie E-Rechnungen ignorieren können. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese entgegennehmen und verarbeiten können.
Zulässige Formate in Deutschland
In Deutschland sind zwei Formatfamilien anerkannt:
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ab dem Profil EN 16931/COMFORT aufwärts) – ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
- XRechnung – ein reines XML-Format, das den Standard im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) bildet.
Achtung bei ZUGFeRD: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht als vollwertige E-Rechnung. Sie enthalten nicht alle nach EN 16931 geforderten Angaben. Erst ab dem Profil EN 16931 (COMFORT) aufwärts ist die Rechnung normkonform.
Ihre To-dos jetzt
Damit Sie rechtzeitig und ohne Stress umstellen, empfiehlt sich dieses Vorgehen:
- Empfang sicherstellen. Prüfen Sie, ob Sie eingehende ZUGFeRD- und XRechnungen bereits verarbeiten können. Das ist seit 2025 Pflicht.
- Ausstellung vorbereiten. Klären Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm normkonforme E-Rechnungen erzeugen kann. Wie Sie eine XRechnung praktisch erstellen, zeigt XRechnung erstellen.
- Umsatz prüfen. Liegt Ihr Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt für Sie bereits ab 2027 die Ausstellungspflicht.
- Prozesse automatisieren. Wer viele Rechnungen abwickelt, profitiert von einer API-Anbindung – siehe E-Rechnungen per API.
- Formate validieren. Testen Sie erzeugte und empfangene Dateien gegen die EN-16931-Regeln, bevor es zu Ablehnungen kommt.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht 2025 markiert den Einstieg, nicht das Ende der Umstellung. Der Empfang ist bereits Pflicht, die Ausstellung folgt 2027 und 2028. Wer die Fristen kennt und seine Prozesse frühzeitig anpasst, vermeidet Hektik und abgelehnte Rechnungen.
Unsicher, ob eine Datei wirklich normkonform ist? Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Validator prüfen Sie ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnungen ohne Anmeldung gegen die EN-16931-Regeln – die Datei bleibt dabei nur im Arbeitsspeicher und wird nicht gespeichert. Timelane vereint Zeiterfassung und Rechnungsstellung und hilft Ihnen, den Umstieg strukturiert zu meistern.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.
