Arbeitszeit festzuhalten ist keine Frage des Führungsstils, sondern eine Pflicht — in Österreich seit Langem, in Deutschland spätestens seit der jüngeren Rechtsprechung. Für Betriebe, die ohnehin nach Aufwand abrechnen, ist das eine gute Nachricht: Es geht um dieselbe Erfassung, die auch die Rechnung trägt. Dieser Beitrag ordnet, was verlangt wird und wie beides zusammenpasst.
Was in Österreich gilt
Das Arbeitszeitgesetz verlangt Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden. Festzuhalten sind im Regelfall:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit je Arbeitstag,
- die Ruhepausen,
- daraus abgeleitet die Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Die Aufzeichnungen sind zu führen und aufzubewahren, damit sie im Anlassfall vorgelegt werden können. Für bestimmte Konstellationen — etwa feste Arbeitszeiteinteilung oder eigenverantwortliche Zeiteinteilung — sieht das Gesetz Erleichterungen vor. Welche davon auf Ihren Betrieb zutrifft, klären Sie mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung.
Was in Deutschland gilt
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 daran anknüpfend festgehalten, dass sich eine Pflicht zur Einführung eines solchen Systems bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt.
Für die Praxis heißt das: Die Erfassung gehört eingerichtet, unabhängig davon, wie die gesetzgeberische Ausgestaltung im Detail weitergeht. Über die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Pausen kommt kein Betrieb hinweg.
Die drei Merkmale eines brauchbaren Systems
Aus der Rechtsprechung lassen sich drei Anforderungen ableiten, die zugleich gute Praxis sind:
| Merkmal | Was es bedeutet |
|---|---|
| Objektiv | Die Zeit wird festgehalten, nicht später aus dem Gedächtnis geschätzt |
| Verlässlich | Die Aufzeichnung bleibt bestehen und lässt Änderungen erkennbar werden |
| Zugänglich | Beschäftigte und Aufsicht können die Aufzeichnungen einsehen |
Eine Tabelle auf einem einzelnen Rechner erfüllt das dritte Merkmal selten und das zweite nie vollständig.
Warum sich die doppelte Nutzung lohnt
In Betrieben, die nach Aufwand abrechnen, gibt es traditionell zwei Erfassungen: eine für die Personalabteilung und eine für die Abrechnung. Sie werden getrennt geführt, weichen voneinander ab und werden am Monatsende gegeneinander abgeglichen.
Das lässt sich zusammenlegen, wenn die Erfassung von vornherein beides trägt:
- Für die Aufzeichnungspflicht zählen Beginn, Ende und Pausen je Person und Tag.
- Für die Abrechnung zählt zusätzlich, worauf gebucht wurde — Kunde, Projekt, Aufgabe — und was die Stunde wert ist.
Die zweite Anforderung ist eine Erweiterung der ersten, kein Gegensatz. Wer ohnehin je Aufgabe bucht, hat Beginn, Ende und Dauer bereits beisammen.
Worauf im Alltag zu achten ist
- Zeitnah erfassen. Was am Freitag für die ganze Woche eingetragen wird, ist eine Schätzung.
- Pausen mitführen. Sie gehören zur Aufzeichnung und fehlen in selbstgebauten Listen am häufigsten.
- Den Urheber festhalten. Wer die Zeile erfasst hat, gehört dazu — für Rückfragen und für die Nachvollziehbarkeit.
- Aufbewahren. Die Aufzeichnungen müssen im Anlassfall vorgelegt werden können, auch Jahre später.
- Zugänglich halten. Beschäftigte sollen ihre eigenen Aufzeichnungen einsehen können.
So läuft das in Timelane
In Timelane erfasst jedes Mitglied seine Zeiten selbst, auf die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind. Jede Zeile trägt Datum, Dauer, Tätigkeit und den Urheber. Dieselben Zeilen speisen später die Abrechnung — mit dem Zustand, ob sie bereits auf einem Beleg gelandet sind. Ihre Auswertungen und den vollständigen Export ziehen Sie jederzeit, sodass die Aufzeichnungen auch außerhalb der Software vorliegen; wie das aussieht, steht im Beitrag Daten aus dem Rechnungsprogramm mitnehmen.
Fazit
Die Aufzeichnungspflicht und die Abrechnung nach Aufwand verlangen fast dasselbe. Wer sie in einer Erfassung zusammenführt, erfüllt die Pflicht mit der Arbeit, die er ohnehin leistet — und beendet den monatlichen Abgleich zwischen zwei Listen, die nie ganz zueinander passen.
Erfassen Sie Zeiten mit Timelane und lesen Sie in Zeiterfassung für Mitarbeiter, wie daraus die Rechnung entsteht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.