Die Frage stellt sich selten beim Einstieg und fast immer beim Wechsel: Komme ich an meine Daten wieder heran? Für Rechnungsdaten ist sie besonders unangenehm, weil an ihnen Fristen hängen — und weil ein Export, der nur eine Liste ausspuckt, im Ernstfall wenig hilft. Dieser Beitrag beschreibt, woran ein brauchbarer Export zu erkennen ist.
Warum das mehr als eine Bequemlichkeitsfrage ist
Zwei Gründe, unabhängig voneinander:
Der rechtliche. Artikel 20 der Datenschutz-Grundverordnung gibt Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit: Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Das ist kein Entgegenkommen des Anbieters, sondern eine Zusage, die er einlösen muss.
Der praktische. Belege unterliegen Aufbewahrungsfristen — in Österreich nach der Bundesabgabenordnung, in Deutschland nach den entsprechenden Vorschriften. Diese Pflicht liegt beim Unternehmer. Sie bleibt bestehen, wenn das Abonnement endet, wenn der Anbieter wechselt und wenn der Betrieb aufhört. Eine Software kann Ihnen dabei ein gutes Werkzeug sein; die Verantwortung nimmt sie Ihnen nicht ab.
Woran ein guter Export zu erkennen ist
Belege als das, was sie sind. Eine ausgestellte Rechnung ist ein Dokument, kein Datensatz. Sie gehört als PDF in den Export, so wie sie beim Kunden angekommen ist — und wo eine E-Rechnung ausgegeben wurde, mit den strukturierten Daten, die dazugehören.
Stammdaten in einem offenen Format. Kunden, Projekte, Aufgaben, erfasste Zeiten: CSV ist hier das richtige Maß. Es lässt sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen, in jede Datenbank einlesen und in zehn Jahren noch lesen.
Ein Inventar mit Prüfwerten. Der Punkt, den die meisten Exporte auslassen und der im Ernstfall den Unterschied macht: eine Liste dessen, was im Paket enthalten sein soll, mit einer Prüfsumme je Datei. Damit lässt sich nachweisen, dass ein Beleg vollständig und unverändert vorliegt — und erkennen, wenn beim Kopieren etwas verlorengegangen ist.
Ein Knopf für alles. Ein Export, der pro Belegart einzeln angestoßen werden muss, wird im entscheidenden Moment unvollständig gemacht.
Was Sie mit dem Paket tun
Ein Export ist erst dann etwas wert, wenn er an einem zweiten Ort liegt. Drei Gewohnheiten reichen:
- Regelmäßig ziehen, nicht erst beim Wechsel. Einmal im Quartal genügt für die meisten Betriebe.
- An einen zweiten Ort legen, der nicht dasselbe Schicksal teilt wie der erste.
- Einmal öffnen. Ein Export, den nie jemand geprüft hat, ist eine Vermutung.
Die Frage vor dem Wechsel
Wenn Sie ein Werkzeug bewerten, ist der Export ein guter Prüfstein — gerade weil er den Anbieter nichts einbringt. Drei Fragen genügen:
| Frage | Gute Antwort |
|---|---|
| Bekomme ich meine Belege als Dokument? | Ja, als PDF, so wie ausgestellt |
| Bekomme ich meine Stammdaten maschinenlesbar? | Ja, als CSV oder in einem vergleichbaren offenen Format |
| Kann ich prüfen, ob das Paket vollständig ist? | Ja, über ein Inventar mit Prüfwerten |
So läuft das in Timelane
In Timelane liegt der Export unter Konfiguration. „Alles exportieren" packt die ausgestellten Belege als PDF aus dem Archiv zusammen mit Kunden, Projekten, Aufgaben, erfassten Zeiten und Stammdaten als CSV. Dem Paket liegt ein Inventar bei, das jede enthaltene Datei mit einem Prüfwert aufführt. Der Export steht jederzeit zur Verfügung, unabhängig davon, ob Sie gerade wechseln möchten oder einfach eine Sicherung anlegen.
Fazit
Ein vollständiger Export ist die Zusage, die man vor dem Einzug prüfen sollte und nach dem Auszug braucht. Belege als Dokument, Stammdaten offen, ein Inventar zum Nachrechnen — mehr ist es nicht, und weniger genügt nicht.
Sehen Sie sich Timelane an und ziehen Sie Ihren ersten Export gleich nach dem Anlegen der ersten Belege.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.