ZUGFeRD ist nicht gleich ZUGFeRD. Ab Version 2.0.1 definiert der Standard mehrere ZUGFeRD-Profile, die sich im Detailgrad der enthaltenen Daten unterscheiden. Das ist mehr als eine technische Feinheit: Nicht jedes Profil gilt als vollwertige E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Dieser Artikel erklärt die Profile im Detail, zeigt, was jedes enthält, und beantwortet die entscheidende Frage, welches Profil Sie wann wählen sollten.
Was ein ZUGFeRD-Profil bestimmt
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML in der Syntax CII. Das PDF ist für den Menschen lesbar, das XML für die Maschine. Das gewählte Profil legt fest, wie viele strukturierte Daten im eingebetteten XML tatsächlich stehen – von wenigen Eckwerten bis zu vollständigen Rechnungspositionen mit allen Steuerangaben.
Wichtig ist der Zusammenhang mit der Norm: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 (§ 14 UStG). Ein ZUGFeRD-Profil zählt erst dann als vollwertige E-Rechnung, wenn es den Datenumfang der EN 16931 erfüllt. Die schlankeren Profile tun das bewusst nicht.
Die Profile im Detail
MINIMUM
Das Profil MINIMUM enthält nur die absoluten Eckdaten einer Rechnung: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer, Gesamtbeträge und wenige Steuersummen. Rechnungspositionen fehlen vollständig. MINIMUM ist als reine Buchungshilfe gedacht, etwa um ein PDF automatisiert vorzukontieren – nicht als eigenständige E-Rechnung. Es genügt den Anforderungen an eine E-Rechnung nach UStG nicht.
BASIC-WL
BASIC-WL steht für "Basic without lines", also Basisdaten ohne Rechnungszeilen. Das Profil transportiert mehr Summen- und Steuerinformationen als MINIMUM, verzichtet aber ebenfalls auf die einzelnen Positionen. Auch BASIC-WL erfüllt damit die Anforderungen an eine vollwertige E-Rechnung nicht, weil vollständige Rechnungspositionen fehlen.
BASIC
Ab BASIC wird es ernst: Dieses Profil enthält vollständige Rechnungspositionen und deckt die für einfache Rechnungen nötigen Felder ab. BASIC ist ein Kernprofil der EN 16931 und gilt als vollwertige E-Rechnung. Für Standardfälle ohne besondere Anforderungen reicht es in der Regel aus.
EN 16931 (COMFORT)
Das Profil EN 16931, oft noch COMFORT genannt, bildet den vollen Umfang der Norm ab. Es enthält alle Pflichtfelder der EN 16931 und ist das empfohlene Standardprofil für die meisten B2B-Rechnungen. Wer sicher normkonform fakturieren will, ist mit EN 16931 gut bedient.
EXTENDED
EXTENDED erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder für komplexe Geschäftsfälle – etwa abweichende Liefer- und Rechnungsanschriften, umfangreiche Positionsdetails oder branchenspezifische Angaben. Es ist ebenfalls eine vollwertige E-Rechnung und dann sinnvoll, wenn der Empfänger diese zusätzlichen Daten benötigt.
Übersichtstabelle: Profil und Eignung
| Profil | Rechnungspositionen | Voller EN-16931-Umfang | Vollwertige E-Rechnung? |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nein | nein |
| BASIC-WL | nein | nein | nein |
| BASIC | ja | teilweise | ja |
| EN 16931 (COMFORT) | ja | ja | ja |
| EXTENDED | ja | ja + Zusatzfelder | ja |
Die Faustregel lautet: Erst ab EN 16931 (COMFORT) aufwärts – und im Kern bereits ab BASIC – liegt eine vollwertige E-Rechnung vor. MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht, weil ihnen vollständige Rechnungspositionen fehlen.
Wann wählen Sie welches Profil?
- MINIMUM / BASIC-WL: Nur als interne Buchungshilfe oder Ergänzung zu einem PDF – nie als eigenständige E-Rechnung an einen Kunden.
- BASIC: Für einfache Rechnungen ohne Sonderfälle, wenn der Empfänger keine erweiterten Felder verlangt.
- EN 16931 (COMFORT): Die sichere Standardwahl für B2B. Deckt die Norm vollständig ab und wird von den meisten Systemen verstanden.
- EXTENDED: Wenn Ihr Geschäftsfall zusätzliche Angaben erfordert oder der Empfänger sie ausdrücklich fordert.
Im Zweifel fahren Sie mit EN 16931 (COMFORT) am besten: normkonform, verbreitet und nicht überladen.
Profil prüfen statt raten
Welches Profil eine ZUGFeRD-Datei tatsächlich verwendet, sieht man ihr von außen nicht an. Der E-Rechnungs-Validator von Timelane erkennt Format und Profil automatisch und prüft die Datei gegen die EN-16931-Regeln – ohne Anmeldung. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung nicht versehentlich als MINIMUM verschickt wird und beim Empfänger als ungültig gilt.
Wie Sie eine ZUGFeRD-Rechnung mit dem passenden Profil erstellen, zeigt der Beitrag ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Und wenn Sie Ihre fertige Datei absichern möchten, laden Sie sie einfach in den E-Rechnungs-Validator – die Prüfung läuft in Sekunden.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.