Der Lieferschein ist der stille Beleg im Ablauf: Er begleitet die Ware, wird unterschrieben und verschwindet danach in einem Ordner. Genau dort liegt sein Wert — er hält fest, was wann bei wem angekommen ist, und beantwortet damit Fragen, die eine Rechnung allein nicht klären kann. Dieser Beitrag zeigt, was hineingehört und wie er sich in die Belegkette einfügt.
Wozu der Lieferschein dient
Drei Aufgaben, die im Alltag zusammenfallen:
- Nachweis der Übergabe. Wer die Lieferung angenommen hat, bestätigt sie. Bei Streitigkeiten über den Erhalt ist das die entscheidende Unterlage.
- Prüfhilfe für den Empfänger. Der Empfänger gleicht die gelieferte Ware gegen die Aufstellung ab, bevor die Rechnung kommt.
- Grundlage der Rechnung. Was geliefert wurde, wird abgerechnet. Ein sauberer Lieferschein macht die Rechnung zur Formsache.
Eine gesetzliche Pflicht, einen Lieferschein auszustellen, besteht in Österreich und Deutschland im Allgemeinen nicht. Kaufmännisch ist er trotzdem üblich, und in vielen Branchen wird er vertraglich vorausgesetzt.
Was hineingehört
Weil es keine Formvorschrift gibt, richtet sich der Inhalt danach, wofür der Beleg gebraucht wird. Diese Angaben haben sich durchgesetzt:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Aussteller mit Anschrift | Wer liefert |
| Empfänger mit Anschrift | Wer annimmt — die Lieferadresse kann von der Rechnungsadresse abweichen |
| Lieferscheinnummer | Für den Verweis aus der Rechnung |
| Lieferdatum | Der Tag der Übergabe, oft zugleich das Leistungsdatum |
| Bezug zum Auftrag | Auftrags- oder Bestellnummer des Kunden |
| Positionen mit Menge und Einheit | Der eigentliche Inhalt |
| Artikelbezeichnung oder -nummer | Damit der Empfänger zuordnen kann |
| Feld für die Empfangsbestätigung | Datum, Name, Unterschrift |
Preise sind optional und werden häufig weggelassen — der Lieferschein geht oft an das Lager oder an die Baustelle, wo die Kalkulation nichts zu suchen hat. Wo Preise gewünscht sind, spricht nichts dagegen.
Der Lieferschein und das Leistungsdatum
Ein praktischer Punkt, der öfter Ärger macht als erwartet: Die Rechnung muss den Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung nennen. Bei Warenlieferungen ist das in der Regel das Lieferdatum, und das steht auf dem Lieferschein.
Zulässig und üblich ist deshalb der Verweis: Die Rechnung nennt Lieferscheinnummer und -datum statt einer erneuten Aufzählung. Das verkürzt die Rechnung und hält die Kette zusammen — vorausgesetzt, der Lieferschein liegt dem Empfänger tatsächlich vor.
Die Kette drumherum
Der Lieferschein steht selten allein. Im Regelfall sieht die Reihenfolge so aus:
- Angebot — was Sie anbieten.
- Auftrag — was der Kunde bestellt.
- Lieferschein — was tatsächlich geliefert wurde.
- Rechnung — was abgerechnet wird.
Jeder Beleg verweist auf den vorigen. Wo Teile getrennt geliefert werden, entstehen mehrere Lieferscheine zu einem Auftrag — und in der Rechnung werden sie einzeln aufgeführt. Wie Abschläge und Schlussrechnung dazu passen, steht im Beitrag Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung.
Häufige Stolperstellen
- Abweichende Lieferadresse fehlt. Wenn der Kunde an eine Baustelle liefern lässt, gehört diese Adresse auf den Beleg.
- Mengen weichen ab. Teillieferungen gehören als solche vermerkt, sonst passt die Rechnung später nicht zur Bestätigung.
- Keine Nummer. Ohne eigene, fortlaufende Nummer lässt sich aus der Rechnung nicht verweisen.
- Einheiten uneinheitlich. Stück, Meter, Stunden — was auf dem Lieferschein steht, sollte auf der Rechnung genauso heißen.
So läuft das in Timelane
In Timelane ist der Lieferschein eine eigene Belegart mit eigenem Nummernkreis. Er entsteht aus dem Auftrag heraus, übernimmt dessen Positionen und lässt sich vor dem Druck anpassen, wenn nur ein Teil geliefert wird. Die Rechnung verweist anschließend auf den Lieferschein, sodass Lieferdatum und Nummer ohne Abtippen auf dem Beleg stehen. Eigene Einheiten legen Sie einmal an und verwenden sie in allen Belegarten.
Fazit
Ein Lieferschein ist wenig Aufwand und viel Absicherung. Er hält fest, was übergeben wurde, entlastet die Rechnung um Wiederholungen und liefert das Lieferdatum, das die Rechnung ohnehin nennen muss. Wer ihn mit eigener Nummer führt und aus dem Auftrag heraus erzeugt, hat die Kette vom Angebot bis zur Zahlung geschlossen.
Schreiben Sie Ihre Lieferscheine mit Timelane und lesen Sie in Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, wie die Abrechnung darauf aufsetzt.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.