Die passende E-Rechnung-Software zu finden, ist keine reine Geschmacksfrage. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 kommt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer jetzt ein Werkzeug auswählt, sollte auf handfeste Kriterien achten statt auf Marketingversprechen. Dieser Beitrag liefert eine praktische Checkliste, mit der Sie E-Rechnung-Software sachlich vergleichen.
Kurz vorab: Was E-Rechnung überhaupt bedeutet
Eine E-Rechnung ist kein PDF zum Ansehen, sondern ein strukturiertes Format nach EN 16931 im Sinne von § 14 UStG. In Deutschland zulässig sind ZUGFeRD (ab Profil EN 16931 aufwärts) und XRechnung. Daraus ergeben sich die meisten Anforderungen an eine gute Software: Sie muss diese Formate korrekt erzeugen und die zugrunde liegenden Regeln einhalten. Die folgende Checkliste bricht das in einzelne Prüfpunkte herunter.
Die Checkliste: Sieben Kriterien für die Auswahl
1. Unterstützte Formate
Prüfen Sie zuerst, welche Formate die Software erzeugt und liest. Sinnvoll ist Unterstützung für:
- ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)
- XRechnung für den öffentlichen Auftraggeber (B2G)
- die zugrunde liegenden Syntaxen CII und UBL
Deckt eine Software nur ein einziges Format ab, geraten Sie in Schwierigkeiten, sobald ein Kunde ein anderes verlangt.
2. Eingebaute Validierung gegen EN 16931
Eine formal falsche E-Rechnung kann vom Empfänger abgelehnt werden. Deshalb ist eine eingebaute Validierung gegen die EN 16931 ein zentrales Kriterium. Die Software sollte vor dem Versand prüfen, ob Pflichtfelder vorhanden sind und die Beträge stimmen, statt Fehler erst beim Empfänger auffallen zu lassen.
3. API und Automatisierung
Wer regelmäßig Rechnungen ausstellt, will sie nicht einzeln von Hand anlegen. Eine REST-API erlaubt es, Rechnungen direkt aus Shop, ERP oder Abrechnungssystem zu erzeugen. Achten Sie darauf, ob eine dokumentierte Schnittstelle existiert und was sie kostet.
4. GoBD-konforme Archivierung
E-Rechnungen müssen aufbewahrt werden, und zwar unveränderbar und wiederauffindbar. Prüfen Sie, ob die Software eine GoBD-konforme Archivierung bietet oder sich sauber an ein Archivsystem anbinden lässt.
5. Zahlungsfunktionen
Eine Rechnung soll bezahlt werden, idealerweise schnell. Funktionen wie ein QR-Code (GiroCode) oder ein Zahllink erleichtern dem Kunden die Überweisung, weil die Zahlungsdaten vorausgefüllt sind. Das reduziert Tippfehler und beschleunigt den Zahlungseingang.
6. Preis
Vergleichen Sie nicht nur den Grundpreis, sondern das, was Sie tatsächlich brauchen: Sind Formate, Validierung, API und Archivierung enthalten oder kosten sie extra? Ein niedriger Einstiegspreis nützt wenig, wenn zentrale Funktionen erst im teuren Paket liegen.
7. Bedienung und Einstieg
Auch wenn es kein Format-Kriterium ist: Wie schnell kommen Sie zur ersten korrekten Rechnung? Ein kostenloser Test einzelner Funktionen, etwa ein frei zugänglicher Validator, senkt das Risiko einer Fehlentscheidung.
Kriterien im Überblick
| Kriterium | Worauf achten |
|---|---|
| Formate | ZUGFeRD, XRechnung, CII/UBL |
| Validierung | Eingebaute Prüfung gegen EN 16931 |
| Automatisierung | Dokumentierte REST-API |
| Archivierung | GoBD-konform |
| Zahlung | QR-Code / Zahllink |
| Preis | Enthaltene Funktionen statt Grundpreis |
Ein Beispiel, das die Kriterien erfüllt
Timelane ist eine der Optionen, die diese Punkte abdecken: Die Software erzeugt konforme Rechnungen, bringt einen kostenlosen E-Rechnungs-Validator mit, bietet im Pro-Plan (11,99 Euro pro Monat) eine REST-API und stellt einen Scan-to-Pay-QR-Code auf die Rechnung. Wie sich Rechnungen per Schnittstelle automatisieren lassen, zeigt der Beitrag E-Rechnung per API erstellen, die technischen Details finden Sie in der API-Referenz.
Wichtig bleibt: Prüfen Sie jede Software an Ihren eigenen Anforderungen. Die Checkliste oben liefert dafür den Rahmen, unabhängig davon, für welches Werkzeug Sie sich am Ende entscheiden.
Fazit
Gute E-Rechnung-Software erkennen Sie nicht am lautesten Versprechen, sondern an konkreten Fähigkeiten: den richtigen Formaten, einer eingebauten Validierung gegen die EN 16931, einer API zur Automatisierung, GoBD-konformer Archivierung, praktischen Zahlungsfunktionen und einem fairen Preis. Gehen Sie diese Punkte der Reihe nach durch, dann treffen Sie eine belastbare Entscheidung.
Testen Sie den Validierungsteil direkt und kostenlos im E-Rechnungs-Validator, und werfen Sie für die Automatisierung einen Blick in die API-Referenz.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.