E-Rechnung archivieren: GoBD-konforme Aufbewahrung

Eine E-Rechnung ist schnell empfangen oder verschickt, doch damit ist es nicht getan. Wer eine E-Rechnung archivieren muss, unterliegt den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Dieser Beitrag erklärt, wie lange Sie aufbewahren müssen, warum das Originalformat entscheidend ist und weshalb ein Ausdruck nicht ausreicht.

Die zentrale Botschaft vorweg: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931. Genau dieser strukturierte Teil, das XML, ist das Original, das aufbewahrt werden muss. Ein PDF-Bild oder ein Papierausdruck ist nur eine Ansicht davon, nicht die Rechnung selbst.

Die GoBD-Grundsätze in Kürze

Die GoBD verlangen, dass elektronische Belege bestimmte Eigenschaften über die gesamte Aufbewahrungszeit behalten. Für E-Rechnungen sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Unveränderbarkeit: Eine einmal empfangene oder ausgestellte E-Rechnung darf nachträglich nicht mehr verändert werden. Änderungen müssen nachvollziehbar und protokolliert sein.
• Vollständigkeit: Jede Rechnung muss lückenlos erfasst und aufbewahrt werden.
• Nachvollziehbarkeit: Der Weg von der Rechnung bis zur Buchung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die strukturierten Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben.

Wichtig ist das Zusammenspiel: Es genügt nicht, die Datei irgendwo zu speichern. Sie muss über Jahre unverändert, vollständig und auswertbar bleiben.

Wie lange: die 10-Jahres-Frist

Rechnungen gehören zu den steuerlich relevanten Unterlagen und sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für E-Rechnungen, und zwar im Originalformat.

Das bedeutet: Über diesen langen Zeitraum müssen Sie sicherstellen, dass die Dateien lesbar bleiben, dass Sie sie wiederfinden und dass die strukturierten Daten weiterhin ausgewertet werden können. Ein reines Ablegen auf einem einzelnen Rechner ohne Sicherung ist riskant, weil Datenverluste über zehn Jahre keine Seltenheit sind.

Aufbewahrung im Originalformat: das XML zählt

Der häufigste Fehler in der Praxis: Man druckt die E-Rechnung aus oder speichert nur das sichtbare PDF und wirft die eigentliche Datei weg. Das ist nicht GoBD-konform.

Aufbewahrt werden muss das strukturierte XML, also das maschinenlesbare Original:

• Bei XRechnung ist das reine XML die aufzubewahrende Datei.
• Bei ZUGFeRD ist es das PDF/A-3 samt dem darin eingebetteten XML. Beide gehören zusammen und dürfen nicht getrennt werden, indem man etwa nur einen PDF-Ausdruck behält.

Der Grund ist die geforderte maschinelle Auswertbarkeit: Nur das strukturierte XML lässt sich von Prüfsoftware automatisiert lesen. Ein Ausdruck oder ein reines Bild kann das nicht leisten. Mehr dazu, warum ein PDF allein keine E-Rechnung ist, lesen Sie im Beitrag Der PDF-Mythos bei der E-Rechnung.

Warum ein Ausdruck nicht genügt

Kurz zusammengefasst, weil dieser Punkt so oft missverstanden wird:

• Ein Papierausdruck enthält nur die sichtbaren Informationen, nicht die strukturierten Daten.
• Ein Screenshot oder ein separat gespeichertes PDF-Bild ist ebenfalls nur eine Ansicht.
• Die maschinelle Auswertbarkeit geht dabei verloren, und genau die verlangen die GoBD über die gesamte Frist.

Merksatz: Nicht das, was Sie sehen, ist das Original, sondern das XML dahinter.

Unveränderbarkeit sicherstellen

Unveränderbarkeit heißt nicht, dass Sie eine teure Speziallösung brauchen. Entscheidend ist, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert sind. Praktisch erreichen Sie das zum Beispiel durch:

• ein revisionssicheres Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem,
• geeignete Zugriffs- und Schreibrechte, sodass Belege nicht nachträglich überschrieben werden,
• regelmäßige, geordnete Sicherungen der Originaldateien.

Verfahrensdokumentation: empfehlenswert

Die GoBD legen nahe, den gesamten Ablauf in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten. Darin beschreiben Sie, wie E-Rechnungen bei Ihnen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Das ist keine Bürokratie um ihrer selbst willen: Im Fall einer Prüfung zeigt die Dokumentation nachvollziehbar, dass Ihr Prozess ordnungsgemäß ist. Sie muss nicht umfangreich sein, aber sie sollte den realen Ablauf korrekt abbilden.

Kurz-Checkliste

1. Bewahren Sie das strukturierte Original (XML bzw. PDF/A-3 mit XML) auf, nicht nur einen Ausdruck.
2. Halten Sie die 10-Jahres-Frist ein und sichern Sie die Dateien mehrfach.
3. Stellen Sie Unveränderbarkeit über die gesamte Frist sicher.
4. Erhalten Sie die maschinelle Auswertbarkeit der strukturierten Daten.
5. Legen Sie eine Verfahrensdokumentation an, die Ihren realen Ablauf beschreibt.

Nächste Schritte

Einen Überblick über die neuen Pflichten gibt der Beitrag E-Rechnungspflicht ab 2025. Warum ein PDF allein nicht als E-Rechnung zählt, vertieft Der PDF-Mythos bei der E-Rechnung. Und ob eine Datei überhaupt ein gültiges, auswertbares Original ist, prüfen Sie kostenlos im E-Rechnungs-Validator.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.