Bestellt wird in vielen Betrieben per Telefon, per E-Mail oder im Vorbeigehen. Solange nichts schiefgeht, funktioniert das. Sobald die falsche Menge kommt, der Preis abweicht oder der Termin verstreicht, fehlt die Grundlage für das Gespräch. Eine schriftliche Bestellung schafft sie — und kostet wenige Minuten.
Was eine Bestellung leistet
Sie ist die verbindliche Erklärung, was Sie zu welchen Bedingungen beziehen möchten. Daraus folgen drei praktische Wirkungen:
- Sie legt den Preis fest, bevor die Rechnung kommt.
- Sie legt den Termin fest, sodass eine Verzögerung benennbar wird.
- Sie ist die Vorlage für die Prüfung. Wareneingang und Eingangsrechnung werden gegen die Bestellung geprüft, nicht gegen die Erinnerung.
Der letzte Punkt ist der eigentliche Gewinn. Wer bestellt, geliefert bekommt und abrechnet, hat drei Dokumente, die zusammenpassen müssen — und die Bestellung ist das erste davon.
Was hineingehört
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Ihre vollständigen Daten | Damit der Lieferant weiß, an wen geliefert und fakturiert wird |
| Lieferant mit Anschrift | Der Empfänger der Bestellung |
| Bestellnummer | Der Bezug, den Lieferschein und Rechnung tragen sollen |
| Bestelldatum | Für Fristen und Reihenfolge |
| Positionen mit Menge, Einheit und Preis | Der Kern |
| Gewünschter Liefertermin | Grundlage jeder Nachfrage |
| Lieferadresse | Häufig abweichend von der Rechnungsadresse |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel und, falls vereinbart, Skonto |
| Ansprechpartner | Für Rückfragen auf beiden Seiten |
Zwei Felder verdienen besondere Aufmerksamkeit: Bestellnummer und Lieferadresse. Die erste ist der Faden, an dem sich die ganze Kette später entlanghangelt; die zweite ist der Grund für die meisten Fehllieferungen.
Die Bestellnummer weiterreichen
Bitten Sie den Lieferanten, Ihre Bestellnummer auf Lieferschein und Rechnung zu übernehmen. In strukturierten Rechnungen gibt es dafür ein eigenes Feld — die Bestellreferenz. Steht sie dort, lässt sich die Eingangsrechnung maschinell zuordnen, statt von Hand gesucht zu werden.
Umgekehrt gilt dasselbe: Wenn Ihre Kunden Ihnen eine Bestellnummer nennen, gehört sie auf Ihre Rechnung. Für viele größere Empfänger ist das die Bedingung, unter der eine Rechnung überhaupt in die Prüfung kommt.
Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein
Die Begriffe stehen im Ablauf an verschiedenen Stellen:
- Bestellung — Sie erklären, was Sie beziehen möchten.
- Auftragsbestätigung — der Lieferant bestätigt, was er liefern wird.
- Lieferschein — was tatsächlich geliefert wurde; siehe den Beitrag Lieferschein: Pflichtangaben.
- Eingangsrechnung — was abgerechnet wird.
Weicht Schritt 2 von Schritt 1 ab, ist das der Moment für den Widerspruch — nicht Schritt 4.
Die Prüfung der Eingangsrechnung
Mit einer schriftlichen Bestellung wird die Rechnungsprüfung zu einem Dreiklang:
- Preis — stimmt er mit der Bestellung überein?
- Menge — deckt sie sich mit dem Lieferschein?
- Bedingungen — passen Zahlungsziel und Skonto zur Vereinbarung?
Wo eines der drei abweicht, greift der Widerspruch mit einem Verweis auf die Bestellnummer. Das ist ein kurzes Gespräch statt einer Rekonstruktion.
So läuft das in Timelane
In Timelane ist die Bestellung eine eigene Belegart mit eigenem Nummernkreis. Sie legen Positionen mit Menge, Einheit und Preis an, setzen Liefertermin und Lieferadresse und geben den Beleg als PDF an den Lieferanten. Die Bestellnummer steht damit fest und lässt sich beim Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung heranziehen. Eigene Einheiten definieren Sie einmal und verwenden sie über alle Belegarten hinweg.
Fazit
Eine Bestellung ist der günstigste Beleg im ganzen Ablauf: wenige Minuten Aufwand, und dafür ein festgehaltener Preis, ein benennbarer Termin und eine Nummer, an der Lieferschein und Rechnung hängen. Wer regelmäßig einkauft, spart sich damit die Diskussionen, die sonst am Monatsende stattfinden.
Schreiben Sie Ihre Bestellungen mit Timelane und lesen Sie in Lieferschein: Pflichtangaben, wie der nächste Beleg in der Kette aussieht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.