Österreich gehört bei der E-Rechnung an die öffentliche Hand zu den frühen Ländern: Der Bund nimmt Rechnungen seit Jahren ausschließlich elektronisch entgegen. Zwischen Unternehmen sieht die Lage anders aus. Dieser Beitrag ordnet beides — und zeigt, was ein österreichischer Betrieb heute sinnvollerweise vorbereitet.
Rechnungen an den Bund
Wer an Bundesdienststellen liefert, reicht seine Rechnungen elektronisch über das Unternehmensserviceportal beziehungsweise über e-Rechnung.gv.at ein. Papier und eine per E-Mail verschickte PDF erfüllen diese Anforderung nicht — verlangt ist ein strukturierter Datensatz.
Für die Einreichung stehen mehrere Wege offen:
| Weg | Wofür geeignet |
|---|---|
| Online-Formular | Einzelne Rechnungen, gelegentliche Lieferanten |
| Datei-Upload | Wer die Datei aus seiner Software erzeugt und selbst hochlädt |
| Webservice | Automatisierte Übergabe aus einem System heraus |
| Peppol | Übermittlung über das europäische Netzwerk |
Die Formate
Zwei Namen begegnen Ihnen in Österreich:
ebInterface ist das österreichische XML-Rechnungsformat, entwickelt von der Wirtschaftskammer. Es ist im Land verbreitet und wird für die Einreichung beim Bund akzeptiert.
Peppol BIS Billing 3.0 ist die europäische Ausprägung der Norm EN 16931 in der Syntax UBL. Sie ist der Weg über das Peppol-Netzwerk; wie dieses funktioniert, steht im Beitrag Peppol erklärt.
Beide Formate transportieren dieselbe Sache — eine Rechnung als strukturierten Datensatz. Der Unterschied liegt in Herkunft und Übertragungsweg, nicht im Zweck.
Was auf die Rechnung an den Bund gehört
Neben den üblichen Pflichtangaben verlangt die Einreichung beim Bund zusätzliche Kennungen, damit die Rechnung intern zugeordnet werden kann:
- die Auftragsreferenz beziehungsweise die Kennung der empfangenden Dienststelle,
- die Bestellreferenz, wenn eine Bestellung vorausging,
- vollständige Lieferantendaten samt UID,
- die Zahlungsangaben in strukturierter Form.
Welche Kennung genau erwartet wird, steht in der Beauftragung. Fehlt sie, wird die Rechnung zurückgewiesen — das ist der häufigste Grund für eine abgelehnte Einreichung.
Zwischen Unternehmen
Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es in Österreich derzeit keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnung. Der Austausch strukturierter Rechnungen beruht auf Einvernehmen: Beide Seiten müssen einverstanden sein.
In der Praxis nimmt der Anteil trotzdem zu, aus drei Richtungen:
- Größere Auftraggeber geben das Format vor, weil ihre eigene Verarbeitung darauf ausgelegt ist.
- Deutsche Kunden verarbeiten seit 2025 verpflichtend elektronische Eingangsrechnungen und fragen entsprechend an.
- Die europäische Entwicklung zeigt in dieselbe Richtung; ab 2030 ist für innergemeinschaftliche Umsätze eine strukturierte Rechnung nach europäischer Norm vorgesehen.
Was ein österreichischer Betrieb heute vorbereitet
- Rechnungen nach EN 16931 erzeugen können. Das ist die gemeinsame Grundlage aller genannten Formate und die Arbeit, die sich in jedem Szenario auszahlt.
- Stammdaten vervollständigen. UID, Anschrift, Zahlungsangaben und die Referenzfelder gehören in den Datensatz.
- Eingang klären. Ein Postfach für elektronische Eingangsrechnungen ist unabhängig von jeder Pflicht sinnvoll — der Beitrag E-Rechnung empfangen beschreibt, was dazugehört.
- Einmal prüfen lassen. Ein Beispielbeleg durch einen Validator zeigt Lücken, bevor der Empfänger sie meldet.
So läuft das in Timelane
Timelane erzeugt Ihre Belege nach EN 16931 — als XRechnung in UBL oder CII und als ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X. Die Kennungen, die eine Einreichung verlangt, stehen als eigene Felder am Kunden und an der Rechnung, sodass sie im Datensatz landen. Vor dem Versand prüfen Sie den Beleg im E-Rechnungs-Validator, der auch für Dateien aus anderen Programmen offensteht.
Fazit
Für den Bund ist die elektronische Rechnung in Österreich längst Alltag; zwischen Unternehmen ist sie eine Vereinbarung, die immer häufiger getroffen wird. Wer heute nach EN 16931 arbeitet und seine Stammdaten vollständig führt, bedient beide Fälle mit derselben Vorbereitung — und ist auf die europäische Entwicklung eingestellt.
Erzeugen Sie normkonforme Belege mit Timelane, lesen Sie zum Transportweg Peppol erklärt und prüfen Sie Ihr Ergebnis im kostenlosen E-Rechnungs-Validator.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 2026, Angaben ohne Gewähr.